会社案内をオンライン化するときは、見る相手が会社を理解し、必要な情報へ進めるように整えます。まずホームページに、会社の概要、得意なこと、実績などの確認できる根拠、問い合わせ方法を簡潔にまとめましょう。そのうえで、詳しい資料はPDF、商品や採用の情報は目的別ページに分けると、相手が必要な内容へ進みやすくなります。
対面商談や展示会では紙を使い、事前確認や遠方への共有にはオンライン版を使う、といった併用もできます。同じ会社情報を用途に応じて使い分け、変更があったときはそれぞれの掲載内容をそろえます。
この記事では、中小企業が会社案内をオンライン化するときの形式選び、掲載内容、公開前確認、更新方法を順番に整理します。会社全体のホームページに必要な基本ページから確認したい場合は、中小企業のコーポレートサイトに必要な基本ページもあわせてご覧ください。
最初に「誰が、いつ、何を判断するか」を決める
オンライン化の目的を「会社案内をデジタルにする」とだけ決めると、紙の順番を画面に移しただけになりがちです。まず、実際に会社案内を見る相手と、その人が次に判断することを書き出します。
| 見る相手 | 知りたいこと | 次の行動 |
|---|---|---|
| 初めての取引先 | 何を頼めるか、対応範囲、信頼できる根拠 | 相談する、見積もりを頼む |
| 既存の取引先 | 新しいサービス、担当窓口、最新の会社情報 | 担当者へ連絡する |
| 求職者 | 仕事内容、働く場所、会社の考え方、募集状況 | 募集要項を確認する |
| 金融機関・協力会社 | 会社概要、事業内容、所在地、沿革、体制 | 必要資料を確認する |
一つのページですべての相手へ詳しく説明する必要はありません。入口では「この会社は自分に関係があるか」を判断できるようにし、詳しい内容は目的別に分けます。相手の質問を集める方法は、お客様の質問から必要な情報を見つける手順が参考になります。
ホームページ、PDF、紙を用途で使い分ける
オンライン会社案内には、会社概要のページ、複数の目的別ページ、ダウンロード用PDFなどがあります。それぞれ向く場面が違うため、最初から一つに決め打ちしません。
| 形式 | 向く場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| 会社概要のHTMLページ | 検索、スマートフォン閲覧、最新情報の案内 | 要点を短くし、詳しいページへつなぐ |
| 商品・採用などの目的別ページ | 相手ごとに詳しく比較してもらう | 会社概要と同じ説明を重ねすぎない |
| メール添付、社内共有、印刷、保存 | 文字の大きさ、容量、更新日、古い版の扱いを決める | |
| 紙の会社案内 | 対面商談、展示会、郵送、回線がない場所 | オンライン版と会社情報が食い違わないようにする |
ホームページを最新情報の入口にし、印刷・保存したい人向けにPDFを添えると、用途を分けて案内できます。紙には、最新版へ進める短いURLや二次元コードを載せます。ただし、読み取り先を変える可能性があるなら、管理者と変更手順も決めておきます。
紙の会社案内を、公開・分岐・非公開に分ける
紙のページ順をそのまま使う前に、文章、写真、表、連絡先を一覧にします。それぞれを「ホームページで公開する」「別ページへ分ける」「PDFだけに載せる」「外部へ出さない」に分類します。
| 材料 | 確認すること | 主な置き場所 |
|---|---|---|
| 会社名・所在地・代表者・沿革 | 登記、社内資料、現在の表記と一致するか | 会社概要ページ |
| 事業・商品・対応地域 | 今も提供しているか、対象外条件は何か | サービス別ページ |
| 実績・取引先名・数値 | 掲載許可、算出根拠、確認日があるか | 実績ページまたは非公開 |
| 社員・設備・仕事風景の写真 | 掲載範囲、撮影者、人物、背景情報の許可 | 会社紹介・採用ページ |
| 担当者名・直通連絡先 | 公開してよいか、異動時に直せるか | 必要な場合だけ限定掲載 |
判断に迷う情報は、いったん公開しない方へ置きます。取引先名、売上、設備能力、個人の連絡先などは、営業資料では渡せても、不特定多数が見られるホームページには向かない場合があります。公開先と閲覧者の範囲を分けて考えてください。
PDFだけにせず、要点はホームページにも書く
Googleのインデックス登録が可能なファイル形式の案内にはPDFが含まれています。ただし、対応形式でも必ず検索結果に載るわけではありません。一方で、会社の要点をHTMLの文章としてホームページにも書いておくと、スマートフォンで読みやすく、必要なページや問い合わせ先へ通常のリンクでつなげやすくなります。PDFを開かない人にも、何の会社か、誰に何を提供しているかが伝わります。
- 会社名、所在地、事業内容、主な対応範囲はHTMLでも示す
- PDFのリンクには「会社案内PDF（4.2MB）」のように内容と容量を添える
- PDF内にも発行日または更新日、問い合わせ先、ホームページURLを入れる
- 古いPDFへ直接アクセスされた場合の扱いを決める
写真が多いPDFは重くなりやすいため、画質を確認しながら容量を抑えます。具体的な確認方法はPDFを軽くして資料を開きやすくする手順で解説しています。
相手別の入口をつくり、同じ説明を重ねすぎない
会社案内の入口から、商品・サービス、採用情報、実績、問い合わせへ分岐させます。すべてのページに長い会社沿革や理念を繰り返すのではなく、共通情報は会社概要へまとめ、各ページではその相手が判断するための内容に集中します。
- 取引を検討する人：対応できる仕事、選ばれる理由、進め方、相談方法
- 商品を探す人：用途、仕様、価格の考え方、納期、購入・見積もり方法
- 求職者：仕事内容、働く人、職場、条件、選考の流れ
- 会社を確認する人：正式名称、所在地、代表者、沿革、許認可、連絡先
会社案内全体を作り直す場合は、Bämのコーポレートサイト制作で、会社の強みと必要なページを一緒に整理しています。
写真、実績、数字は「本当に公開できるか」まで確認する
会社案内らしさは、派手な動きより、実際の仕事、設備、商品、人の写真と、説明を裏づける事実から伝わります。ただし、紙で配っていた写真や実績を、そのままホームページへ載せられるとは限りません。
- 撮影者からオンライン掲載の許可を得ているか
- 社員、顧客、取引先、施設管理者の掲載範囲を確認したか
- 制服、名札、書類、パソコン画面に公開できない情報が写っていないか
- 実績数、創業年、認証、受賞歴などの根拠と確認日を残したか
判断の記録はホームページに使う資料の管理方法、写真の確認はホームページ写真の著作権・人物掲載チェックに分けると、担当者が替わっても追いやすくなります。
スマートフォンとキーボードで公開前に確認する
社内の大きな画面で整っていても、取引先は移動中にスマートフォンで見るかもしれません。デジタル庁のウェブアクセシビリティ導入ガイドブックでは、スマートフォン対応や、読み上げたときに意味が通じる順序などの具体例を確認できます。
| 確認項目 | 見るポイント |
|---|---|
| 文章 | 見出しだけを拾っても内容の順番が分かるか |
| 文字と色 | 小さすぎないか、背景との違いが分かるか |
| 画像 | 意味のある写真に短く具体的な代替文があるか |
| 表 | スマートフォンで横にはみ出さず、見出しとの関係が分かるか |
| 操作 | キーボードだけでもメニュー、PDF、問い合わせへ進めるか |
| リンク | 「こちら」ではなく、移動先が分かる言葉になっているか |
公開資料と社内資料を混ぜない
社内共有用の会社案内には、原価、個人の連絡先、取引条件、未発表の商品などが含まれることがあります。オンライン化するときは、公開用の正本を別に作り、社内資料をそのままアップロードしないでください。
- 公開用ファイルと社内用ファイルの保存場所・名前を分ける
- 公開前に、個人情報、顧客情報、画面の写り込みを確認する
- 更新できる人を必要な担当者に絞り、退職・異動時は権限を見直す
- ホームページとPDFを復旧できるよう、バックアップと連絡先を決める
IPAの中小企業の情報セキュリティ対策ガイドラインには、経営者が考えることと社内で実践する手順がまとめられています。オンライン会社案内だけを特別扱いせず、会社全体のアカウント、端末、バックアップのルールに含めて管理します。
更新する人、正本、きっかけを一枚にまとめる
オンライン版は直しやすい反面、誰も直さなければ古い会社情報が残ります。「毎月更新する」とだけ決めるのではなく、何が変わったら誰がどこを直すかを決めます。
| 変更のきっかけ | 確認する場所 | 社内の確認元 |
|---|---|---|
| 所在地・電話・代表者の変更 | 会社概要、PDF、地図、フッター | 登記・総務の確定情報 |
| 商品・サービスの変更 | サービスページ、事例、PDF、問い合わせ項目 | 提供条件・見積書 |
| 採用条件の変更 | 採用ページ、求人媒体、会社案内 | 承認済み募集要項 |
| 実績・認証の追加 | 実績ページ、会社概要、PDF | 掲載許可・証明書・確認日 |
| 担当者の異動・退職 | 連絡先、管理権限、公開プロフィール | 人事・アカウント台帳 |
公開後の保守範囲、バックアップ、更新担当を決めるときは、中心記事の中小企業のホームページ保守・運用チェックリストへ戻って確認できます。
小さく公開するための作業順
最初は会社概要と必要なページへのリンクから整える方法があります。次の表は、十営業日で進めると仮定した作業例です。実際の日程は、原稿や写真の準備、社内確認、制作する範囲に合わせて決めてください。
| 日程の目安 | 作業 | 終わりの条件 |
|---|---|---|
| 1〜2日目 | 目的、見る相手、次の行動を決める | 相手別の質問が一枚にまとまる |
| 3〜4日目 | 紙・既存ページ・社内資料を棚卸しする | 公開・分岐・非公開が決まる |
| 5〜6日目 | 会社概要の文章と目的別リンクを作る | 初めての人が会社と相談先を説明できる |
| 7日目 | PDFを作成または軽量化する | 更新日、容量、問い合わせ先を確認する |
| 8〜9日目 | 事実、許可、スマホ、キーボードを確認する | 確認者と未解決事項が残る |
| 10日目 | 公開し、リンクと問い合わせを試す | 公開URLと次回確認日を記録する |
社内で文章、写真、決裁がそろわない場合は、空欄を推測で埋めません。確認済みの会社概要と問い合わせ先を先に整え、実績や詳しい紹介は承認後に追加します。
公開後は閲覧状況と追加の質問を確かめる
公開しただけで効果が出たとは判断できません。検索やアクセス解析の数字に加え、営業や採用の現場で、どの情報を先に見せたか、何を追加で聞かれたかを記録します。
- 会社名や事業名で検索したとき、現在の会社情報が見つかるか
- 会社概要から商品、採用、問い合わせへ進めているか
- PDFの閲覧やダウンロード後に、相談や応募につながったか
- 商談や応募で繰り返し聞かれる質問が残っていないか
- 古い会社案内やPDFへのリンクが残っていないか
数字と現場の声を一緒に見直すには、中小企業のアクセス解析で見る項目と判断手順、ページ全体の点検には今あるホームページの問題点を調べる手順が使えます。
よくある質問
紙の会社案内は廃止した方がよいですか？
一律に廃止する必要はありません。対面で説明する、展示会で渡す、回線がない場所で使うなら紙が便利です。最新情報の入口はホームページ、持ち帰りは紙というように役割を分け、内容が食い違わない更新手順を決めます。
PDFを載せれば検索にも十分ですか？
GoogleはPDFを扱えますが、PDFだけに頼らず、会社の要点をHTMLの文章でも示すことをおすすめします。スマートフォンで読みやすく、商品・採用・問い合わせなど次のページへつなげやすいためです。
最初から動画や電子ブックは必要ですか？
必要とは限りません。文章と写真では伝わりにくい動き、音、仕事の手順が判断材料になるときに検討します。まず会社概要、目的別ページ、問い合わせまでを整え、足りない情報が分かってから追加すると無駄を減らせます。
まとめ｜会社案内は「置く資料」から「判断できる入口」へ
会社案内をオンライン化する際は、見る相手と目的を決め、会社の要点はホームページ、保存・印刷用はPDF、対面用は紙と役割を分けましょう。さらに、公開できる情報、写真や実績の根拠、スマートフォンでの読みやすさ、更新担当まで決めると、会社案内を安心して使い続けられます。
自社の強みがまだ言葉になっていない、紙とホームページの内容がばらばら、どこまで公開するか決められない場合は、現在の会社案内を見ながらBämへ相談できます。決まっていない部分を分けるところから一緒に整理します。
参考資料
- Google Search Central「Google がインデックス登録できるファイル形式」（2026年10月5日確認）
- デジタル庁「ウェブアクセシビリティ導入ガイドブック」（2026年10月5日確認）
- IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」（2026年10月5日確認）
