会社サイトの公開前に「皆さんで確認してください」と案内しても、写真や色への感想だけが集まり、事業の説明や連絡先の誤りが残ることがあります。普段知っていることが違う経営者・営業・管理担当に、それぞれの仕事から確認してもらうと、公開後に困る点を見つけやすくなります。
確認するのは、完成画面が好みに合うかだけではありません。会社として正しく説明しているか、取引先との会話に使えるか、連絡を受けて更新を続けられるかを確かめます。ここでは、発注する会社側が行う確認に絞って整理します。
確認する版と、見てほしい場面を先にそろえる
最初に、今回確認するURL、対象ページ、返答の期限を社内で共有します。原稿の文書と古い画面の両方が回っている場合は、どれが公開候補かをはっきりさせます。直したはずの文章への指摘が再び届くと、現在の版に問題があるのか、見ている版が違うのかの照合が必要になります。
確認の依頼には、各担当に試してほしい場面を添えます。例えば営業なら「新規のお客様へ対応できる仕事を説明する」、管理担当なら「臨時休業のお知らせを下書きする」というように、普段の仕事につながる形にします。
GOV.UKのユーザビリティテストの解説でも、具体的な課題を試す様子を見て問題を捉え、課題には明確で現実的な目的を持たせる考え方が示されています。社内の公開前確認は実際の利用者による調査と同じではありませんが、感想だけを聞かず、使う場面を決める発想は参考になります。
経営者は、会社として何を約束しているかを見る
経営者には、トップページや事業紹介を読み、現在の会社の仕事と今後の方針が混ざっていないかを確かめてもらいます。力を入れたい分野を大きく扱うことと、まだ受けられない仕事を対応可能と書くことは異なります。初めて読む方が、何を依頼できる会社だと受け取るかを考えます。
架空の設備保守会社を例にすると、紹介文に「全国の設備トラブルへ即日対応」とあり、実際は地域や訪問予定によって対応日が変わるなら、公開前に直す必要があります。経営者が確認するのは表現の勢いではなく、会社としてその説明を引き受けられるかです。
「幅広く対応」のように範囲が曖昧な言葉も、担当部署と照合します。掲載した実績、会社の沿革、資格や認定の表記など、根拠を確認する人が別にいる場合は、その人の確認を受けて判断します。代表者が画面を一通り見たことだけで、すべての事実確認を済ませたことにはしません。
営業は、商談で説明したい情報にたどり着けるか試す
営業担当には、普段の問い合わせや商談を一つ思い出してもらいます。「この設備を見てもらえるかと聞かれた」「見積り前に何を準備するか尋ねられた」などの場面から、該当ページを探し、そのままお客様へ案内できるかを確かめます。
先ほどの設備保守会社なら、対象となる設備、対応地域、相談時に伝えてほしい情報が離れた場所にあれば、ページを行き来する必要があります。「事業紹介はあります」だけで終わらず、商談で必要な情報が一続きで読めるか、リンクを渡した先で説明が足りるかまで見ます。
試してもらう際は、最初から「事業紹介の三番目を開いて」と答えを教えず、目的を伝えます。迷った場所は「分かりにくい」とだけ記録するより、「対応地域を探したが、実績紹介を開いてしまった」のように、探していた情報と実際の動きを残します。
営業資料にしかない説明を見つけた場合も、そのまま全部載せるとは限りません。公開できる情報かを確かめ、比較検討に必要な部分を選びます。営業が使いたいことと、会社として公表してよいことを合わせて判断します。
管理担当は、連絡を受けて更新するところまで確かめる
住所、電話番号、受付時間、窓口名などは、日々の実務を知る担当者が現在の情報と照合します。会社概要と問い合わせページで異なる案内が残っていないか、スマートフォンで電話番号や連絡先を読めるかも見ます。
フォームがある場合は、制作側とテスト方法を決め、確認用の送信を誰が受け取るかを合わせます。送信完了の表示だけで終わらず、担当者が通知や管理画面の内容を確認し、どの窓口へ来た相談か分かるかを試します。テスト環境では通知先を変えていることもあるため、本番と同じと思い込まず、公開後に確認する部分を分けておきます。
自社で更新する予定なら、実際の担当者が確認用の環境でお知らせを下書きし、見出しや画像を入れてプレビューします。「更新できます」という説明を聞くだけでなく、公開せず確認する方法と、困ったときの相談先まで把握します。更新を委託する場合は、依頼に何を添えるか、急ぎの修正をどう連絡するかを確かめます。
修正の理由をまとめ、直した画面で公開を判断する
社内の指摘は、制作会社へ送る前に一つの一覧へまとめます。最低限、対象のURLや見出し、困ること、正しい内容または確認が必要な相手を残すと、意図が伝わります。「もっと目立たせる」だけでなく、「営業が案内する対応地域を見つけにくいので、事業紹介から読めるようにしたい」と理由を書きます。
全員の案をそのまま採用すると、別の担当者の要望とぶつかる場合があります。目立たせたい情報が競合したら、ページを読む相手と目的へ戻り、社内の取りまとめ役が方針を決めます。正しい事実が分からない点は、多数決で決めず、確認できる部署へ戻します。
公開前に直す点と、公開後の改善として残せる点も分けます。誤った連絡先、実際と違う対応範囲、受け付けた連絡を確認できない状態などは、先に解消する対象です。追加したい事例などを後に回すなら、現在の掲載内容で誤解が生じないことを確かめ、担当と対応時期を決めて残します。
最後は、修正依頼を送った記録ではなく、修正後の公開候補を見て承認します。制作側の技術的な確認状況と、会社側に残っている確認事項を共有し、誰が公開可否を伝えるかを決めます。本番でしか確認できない連絡先の動作などは、公開直後に誰が確かめるかまで合わせておきます。
Bämのコーポレートサイトの相談・サービス案内では、会社のお話と資料から構成・原稿・画面を作り、必要な確認と修正を行って公開へ進めます。社内では何を誰が確認すればよいかも、実際の仕事に合わせて整理します。
