営業で渡す会社案内PDFには「従業員数」、ホームページには別の数字が載っている。そんなとき、更新日が新しい方へ機械的に合わせても正しくなるとは限りません。集計対象や時点が違う可能性があります。まず数字の定義と基準日を揃え、承認済みの元データから両方へ反映する道筋を決めます。
違う数字を、媒体・項目・時点で並べる
会社案内PDFとWebページから、食い違う数字を項目ごとに抜き出します。同じ「従業員数」でも、正社員のみか、グループ全体か、いつ時点の数かで違います。拠点数や取引実績なども、集計範囲を見ます。PDFには発行日があっても、その数字の基準日とは限りません。Webの更新日時も同じです。表示された値を承認した部門や元資料を確認します。
二つの媒体で異なる時点を意図的に示している場合は、どちらかを誤りと決めず、両方に基準日を添える方法があります。一方、同じ時点・範囲の数字が違うなら、公開された値のどちらを直すかを元データの担当者に確認します。制作会社が数字を平均したり、見栄えのよい方を選んだりしてはいけません。
正本はPDFかWebかではなく、承認済みの元データ
両媒体に共通して使う会社情報は、会社側で承認した資料を更新元にします。Webページを先に直す運用でも、PDFを先に作り直す運用でも、数字の出所が同じであることが重要です。更新が決まったら、元データを確認する人、Webを直す人、PDFを編集する人、公開を承認する人を決めます。片方だけ作業が終わった状態を残さず、両媒体の公開画面とファイルを確認します。
PDFを改訂する場合は、表紙や奥付などに版または発行時点を示し、ダウンロードページから最新のファイルへ到達できるようにします。GOV.UKの公式文書の公開案内には、公開済み文書を更新するとき変更を説明する運用が示されています。政府文書の規則を民間の会社案内にそのまま当てはめるものではありませんが、どこが変わったかを伝える考え方は参考になります。
配布済みPDFと、サイト上の古いファイルを分けて扱う
新しいPDFに差し替えても、過去にメールで送ったファイルや、営業担当が保存したファイルは自動で変わりません。利用中の配布先と社内の保管場所を確認し、新版への差し替えを案内します。サイト内に古いPDFへのリンクが残っていないか、実際に開いて確かめます。リンクを更新するだけでは、旧ファイルのURLを直接知っている人の扱いが残る場合があるため、公開方法に応じて対応を決めます。
GOV.UKの文書公開ガイドは、PDFはWebページより利用や維持が難しくなる場合があると説明します。会社案内では、最新の要点をWebページで読めるようにし、PDFは配布・印刷に必要な版として扱うと更新先を追いやすくなります。
次の変更で、同じ食い違いを繰り返さない
一度直したら、次にその数字が変わるときの連絡先と反映順序を残します。PDFを毎回すぐ改訂できないなら、Webの基準日とPDFの版を明示し、古い数字を最新の現況として使わない案内を検討します。具体的な差し替え頻度は、資料の利用状況と制作体制に合わせて決めます。
求人媒体と自社サイトの募集条件を扱う記事は応募条件の修正、情報の正本管理の記事はWeb全体の項目管理が中心です。本稿は会社案内PDFとWebの数字を同じ承認データから更新し、PDFの版と配布先まで確認する場面に絞りました。Bämのコーポレートサイト制作では、会社紹介の資料と公開ページの関係を整理できます。
参考資料
資料確認日：2026年9月26日。個別企業の現行会社案内と承認済みデータは未提示のため、正しい値や更新先を特定していません。
