ホームページを更新する専任者を置けず、営業時間やサービス内容が古いままになっている。外部へ頼みたいと思っても、「社内でどこまで準備すればよいか」が分からず、依頼が止まることがあります。
最初に分けたいのは、会社として正しい内容を決める仕事と、その内容をサイトへ反映する仕事です。文章を整えたり画面を直したりする作業は相談できますが、新しい営業時間や提供範囲を外部だけで決めることはできません。まず一つの変更で、この分担を作るところから始められます。
更新担当を探す前に、直したい情報を一つ選ぶ
止まっているサイト全体を一度に整えようとすると、原稿や写真の準備が大きくなります。まずは、今の仕事と違っている情報から、優先して直すものを選びます。来店に関わる営業時間、現在受けていないサービス、古い連絡先などが候補です。
たとえば、店舗の土曜日の営業時間を変更する架空のケースで考えます。社内では、新しい時間、適用する日、例外となる日があるかを確かめます。外部へは、現在のページのURLと、どの情報をどう変えたいかを伝えます。
この段階で、完成した掲載文を書く必要があるかは依頼先と相談できます。「土曜日は新しい時間へ変更したい。適用日は決まっているが、休業日の案内文は整えてほしい」と、決まった事実と作業を頼みたい部分を分ければ、依頼の入口になります。
社内は内容を決め、外部は見せ方と反映を進める
営業時間の例では、営業するかどうか、何時まで受け付けるか、いつから変えるかは会社側が決めます。店舗責任者が事実を確認し、普段外部と連絡を取れる人がまとめて伝える形でも構いません。一人が両方を兼ねることもできます。
外部へ相談できるのは、掲載文の整理、修正する場所の確認、画面への反映、スマートフォンでの表示確認などです。ただし、すべての契約に原稿作成や複数箇所の点検が含まれるとは限りません。どこまで頼むかを、一件の変更で具体的に合わせます。
同じ営業時間がトップ、アクセス、店舗紹介に載っていれば、修正箇所は一つではありません。社内からは思い当たる場所を伝え、サイト内でほかに同じ情報が使われていないかを外部に確認してもらう方法があります。地図サービスや予約サービスなど別の管理先は、誰が変更するかを分けて決めます。
「お任せします」を、変更前後と公開時期に置き換える
依頼が短くても、必要な内容が揃っていれば進められます。メールや普段使っている連絡手段で、次のように伝える形が考えられます。これは記入用の例で、時間や日付は実際に確定した内容へ置き換えます。
店舗紹介ページの土曜日の営業時間を変更したいです。
現在の表示：○時から○時
新しい内容：○時から○時
適用開始日：○月○日
掲載を希望する日：○月○日。開始前は「○月○日から変更」と分かるようにしたいです。
トップとアクセスにも同じ案内があるため、合わせて修正をお願いします。ほかに同じ情報があれば教えてください。
文章案と確認用の画面を見てから、公開をお願いしたいです。
公開したい日と、新しい条件を適用する日は分けて伝えます。前もって告知する場合、掲載直後から新しい時間で営業しているように見せないためです。希望時期に間に合うかも、依頼先の作業範囲と合わせて確認します。
料金やサービス範囲のように未決定の点がある場合は、仮の数字で埋めず、何が確認中かを示します。文章の準備は先に相談できても、公開する事実が決まらないまま進めないようにします。
確認する人が不在でも、判断の行き先を残す
専門担当者がいなくても、公開内容を確認する人は必要です。営業時間なら店舗責任者、料金なら価格を決める人というように、情報の持ち主へ確認できる連絡経路を作ります。すべての内容を一人の窓口担当者が判断する必要はありません。
確認する人が休みのときは誰へ連絡するか、返答できる時期はいつかも、分かる範囲で伝えます。返事がないことを公開の承認とみなす運用にせず、日付が迫った場合の確認先を決めておくと、外部も判断に迷いにくくなります。
社内が確認するのは、文章が事実と合っているか、変更日が正しいか、掲載してよい内容かです。外部へは、依頼した箇所への反映や表示を確認してもらいます。公開後は実際のページを開き、新しい内容に切り替わったことを一緒に確かめます。
よく変わる情報から、頼み方を揃える
一件を終えたら、次に変わりやすい情報へ同じ頼み方を使います。休業日なら対象日と営業再開日、スタッフ紹介なら掲載する情報と写真の使用確認など、変更の種類に合わせて必要な材料を残します。毎回長い書類を作るより、前回の依頼を見れば何を伝えるか分かる状態を目指します。
一方、新サービスのページを追加する、大きく構成を変えるといった仕事は、日常の差し替えと分けて相談します。依頼をまとめることと、作業の大小を同じ扱いにすることは別です。今困っている更新を再開し、その後に必要な体制や契約範囲を考えられます。
Bämの更新・管理の相談では、今の情報と違う箇所を確かめ、直す作業と今後の管理を分けて整理します。まずは直したいページと正しい内容を共有いただくことで、社内に残す確認と外部へ頼む範囲を具体化できます。
参考資料
- Bäm：更新・管理の相談（現在の提供内容を参照。営業時間変更は説明用の架空例）
