ホームページの公開後は、「情報を直す」「安全に保つ」「見られ方を確認する」「問題が起きたときに対応する」の四つに分けると管理しやすくなります。毎日すべてを見る必要はありません。直す人、確認する日、困ったときの連絡先を決め、月・四半期・年の予定へ分けます。

この記事では、和歌山市の会社がホームページを公開したあとに、社内で続ける更新と外部へ任せる保守を整理します。何から直すかの詳しい考え方は公開後に見直したいホームページの情報、変更履歴の残し方はホームページの変更記録のつけ方で説明しているため、ここでは担当と頻度を決めることへ絞ります。

公開後の仕事を、四つに分ける

「ホームページを管理する」という一言では、担当者が何をすればよいか分かりません。仕事を四つに分け、それぞれの責任者を決めます。同じ人が複数を担当しても構いませんが、確認する項目と相談先は分けておきます。

仕事主な内容確認する人目安
情報を直す料金、営業時間、商品、求人、担当者、事例営業・総務・採用など変更が決まったとき
安全に保つWordPress更新、バックアップ、フォーム、ドメイン保守担当・制作会社毎月と更新時
見られ方を確認する検索、閲覧、問い合わせ、読まれるページ経営・営業・集客担当月または四半期
問題へ対応する表示不具合、送信不良、改ざん、期限切れ社内窓口・保守担当発見したらすぐ

例えば、採用情報の変更は採用担当者が気づき、ホームページを直す作業は保守担当へ依頼できます。検索から見つけてもらうための記事やページ改善は、通常の保守とは目的が違うため、別の予定と費用で考えます。

変更時・毎月・四半期・年一回に分けたホームページ管理予定
変更時、毎月、四半期、年一回に分けると、無理なく確認を続けられます。

すぐ直すことと、定期確認を分ける

公開後の更新には、日付が決まっているものと、確認しないと気づけないものがあります。営業時間や料金の変更、募集終了、移転、電話番号変更は、古い情報が残るとお客様へ迷惑をかけるため、変更日に合わせて直します。一方、リンク切れや古い事例、読まれなくなった案内は、月や四半期の確認で見つけます。

  • 決まり次第直す：料金、商品・サービスの範囲、営業時間、住所、連絡先、募集要項。
  • 公開日までに直す：新商品、催し、休業案内、採用開始・終了、制度変更。
  • 毎月確認する：問い合わせフォーム、WordPress更新、バックアップ、重要ページの表示。
  • 四半期ごとに見る：検索や閲覧の変化、よく読まれる記事、問い合わせ前に見られるページ。
  • 年に一度見直す：会社概要、担当者、許認可、方針、利用している外部サービス、契約。

すべての会社へ同じ頻度を当てはめる必要はありません。商品の入れ替えが多い通販サイトと、会社案内が中心のホームページでは更新量が違います。月初、給与締め日、営業会議など、社内ですでに続いている予定に確認を組み込むと忘れにくくなります。

月・四半期・年の予定を、一枚にする

更新予定は、専用の仕組みを新しく導入しなくても、社内で使っている予定表や表計算へ入れられます。「誰が」「いつ」「何を確認し」「問題があれば誰へ連絡するか」の四点が分かれば、担当者が替わっても続けられます。

時期確認すること社内で用意するもの外部へ頼む場合
変更時料金、住所、商品、求人、休業日確定内容、開始日、確認者修正箇所と公開希望日を伝える
毎月フォーム、更新、バックアップ、表示届いた問い合わせと不具合の有無保守報告と対応内容を確認する
四半期検索、閲覧、相談につながるページ営業で聞かれた質問、増やしたい仕事直すページと記事計画を相談する
年1回会社情報、契約、担当、権限最新資料と担当者一覧管理範囲と連絡先を再確認する

確認した結果、変更がなければ「確認済み」と日付だけ残します。毎回長い報告書を作るより、異常があった項目、対応した内容、次に見る日を残す方が実務で使えます。

WordPressは、更新前後を確認する

WordPressは、ホームページの文章や画像を管理する仕組みです。本体、テーマ、追加機能には、不具合の修正や安全対策の更新があります。更新を長く止めることにも危険がありますが、確認せずに一度に更新すると、表示やフォームへ影響する場合があります。

  1. 更新内容を確認する：対象、変更点、現在の環境に対応しているかを見る。
  2. バックアップを取る：ファイルとデータベースを、戻せる形で保存する。
  3. 更新する：重要な機能は一つずつ進め、エラーを確認する。
  4. 画面と機能を見る：トップ、主要ページ、スマートフォン、フォーム、管理画面を確認する。
  5. 記録する：更新日、対象、確認結果、問題と対応を残す。

WordPress公式も、更新前のバックアップと、更新後の確認を案内しています。会社内で判断が難しい場合は、管理画面へ表示された更新を無条件に押すのではなく、保守担当へ確認します。古い機能が必要で更新できない状態は、そのまま放置せず、置き換えの予定を決めます。

問い合わせフォームは、実際に送って確かめる

フォームは画面が表示されていても、通知メールが届かない、迷惑メールへ入る、自動返信だけ届く、添付ファイルが開けないという問題が起こる場合があります。毎月またはメール設定を変えたときに、社外のメールアドレスから実際に送信します。

  1. パソコンとスマートフォンで入力し、必須項目とエラー表示を確認する。
  2. 送信後の完了画面が表示され、二重送信されないかを見る。
  3. 会社側の通知と相談者側の自動返信が届くか確かめる。
  4. 差出人、件名、返信先、本文が実際の対応に使えるか読む。
  5. 送信内容が必要な人だけに届き、不要な場所へ残らないか確認する。

試験では、本物の顧客情報を入力しません。問題があれば、送信時刻、使ったメール、表示された内容を記録し、保守担当へ伝えます。営業担当は、フォーム以外の電話やメールから来た相談も含め、問い合わせが急に途切れていないか気づけるようにします。

バックアップは、戻せることまで確かめる

バックアップは、保存しているだけでは十分か判断できません。ホームページのファイル、記事や設定が入るデータベース、画像、必要な契約情報がそろい、いつの状態へ戻せるかを確認します。本番サーバーと同じ場所だけに置くと、サーバー全体の問題で同時に失うおそれがあります。

確認項目見ること問題があった場合
保存対象ファイル、データベース、画像がそろうか設定と対象を直す
保存先本番とは別の場所にもあるか外部保存先を追加する
保存期間問題発見前の状態が残るか世代数と頻度を見直す
復元方法担当者、手順、必要な権限が分かるか手順を作り、試験する
復元試験隔離した環境で実際に開けるか不足物と手順を修正する

復元試験は、本番ホームページへ上書きせず、別の確認環境で行います。最後に戻せた日と確認者を記録します。バックアップの詳しい方式は会社のデータを外部へ保存する考え方も参考にしてください。

ホームページの表示と更新内容を実際の画面で確認する様子
更新後は、実際の画面と問い合わせフォームを使って確認します。

社内と外部の担当を決める

制作会社へ保守を任せても、料金や採用条件が変わったことまでは自動で分かりません。社内には「変更を集める人」、外部には「ホームページを安全に直す人」が必要です。経営者だけがすべての連絡を抱えず、営業、総務、採用、現場から変更を受ける窓口を一人決めます。

役割担当すること持っておく情報
社内窓口変更を集め、公開日と確認者を決める担当部署、優先順位、連絡先
内容の確認者料金、商品、採用、専門内容を確認する根拠資料、開始日、終了日
保守担当修正、更新、バックアップ、不具合確認管理権限、作業記録、緊急連絡先
集客担当検索や閲覧を確認し、改善を提案する計測情報、営業の質問、事業予定

退職や担当変更があったら、管理者アカウント、メール、サーバー、ドメイン、計測サービスの権限を見直します。共有の一つのパスワードを使い回さず、誰が何を管理しているかを一覧にします。

ドメインとサーバーの期限を見落とさない

ドメインはホームページの住所、サーバーはホームページのデータを置く場所です。契約期限や支払い方法、登録メールが古いままだと、更新の案内を受け取れず、ホームページやメールが止まる原因になります。自動更新を設定していても、登録したカードの有効期限と連絡先を年に一度確認します。

管理するもの確認すること社内で残すこと
ドメイン契約者、期限、自動更新、登録メール管理会社と連絡先
サーバー契約、容量、支払い、障害案内契約番号と問い合わせ先
メール利用者、転送、容量、迷惑メール設定追加・削除の手順
SSL証明書通信を暗号化する証明書の期限と自動更新異常時の連絡先
計測サービス管理者、会社用アカウント、権限担当変更時の引継ぎ

制作会社の個人名義だけで契約していないかも確認します。会社が引き継げる名義と権限にし、パスワードそのものではなく、保管場所と再設定できる人を決めます。Bämの保守ではドメインとサーバーの管理を含みますが、現在の契約を引き継ぐ場合は、名義や移管できる時期を事前に確認します。

Bämの保守・管理に含まれること

Bämの保守・管理は月額20,000円です。月3時間までの軽い更新・修正、バックアップ、ドメイン、サーバー、WordPressの更新支援を含みます。使わなかった作業時間は翌月へ持ち越しません。3時間を超える作業は1時間11,000円、緊急対応は1回33,000円からです。解約は希望日の6か月前までにご連絡いただきます。

新しいページや機能の追加、大きなデザイン変更、撮影、記事制作は保守に含まず、内容を確認して別にお見積りします。「軽い修正」か「新しい制作」か分かりにくい場合は、依頼前に作業内容と費用をご案内します。

SEO・集客支援は、保守と分けて考える

SEOは、検索で必要な人に見つけてもらうために、ページや記事、サイト内のつながりを整える取り組みです。保守・管理はホームページを安全に保ち、現在の情報へ直す仕事です。目的も作業量も違うため、Bämでは別のサービスとしてご案内します。

検索順位や問い合わせ件数は保証できません。検索で表示された回数、訪問、読まれたページ、相談内容を確認し、増やしたい仕事と合うページを見直します。和歌山市の地域記事も、同じ文章の地名だけを変えず、地域の事業や読者の疑問に合わせて作ります。詳しくはSEO・集客支援の内容をご覧ください。

困ったときの連絡先と判断を決める

「表示が少しずれた」と「問い合わせが届かない」では、対応の急ぎ方が違います。社内窓口が迷わないよう、連絡する基準を決めます。パスワードや顧客情報は、通常の問い合わせ文へ書かず、安全な方法で渡します。

  • すぐ連絡する：ホームページが開かない、改ざんの疑い、フォーム不通、誤った料金や個人情報の公開。
  • 当日中に相談する：主要ページの表示崩れ、募集終了、休業や連絡先の誤り。
  • 通常の修正へまとめる：文章の言い換え、写真差し替え、小さな追加、リンクの変更。
  • 別の制作として相談する：新ページ、新機能、大幅な構成変更、撮影、記事の追加。

連絡時は、問題が起きたページのURL、見つけた日時、使っていた機器、画面の写真、直前に行った操作を伝えます。社内で何度も設定を変える前に、状態を残して保守担当へ連絡します。

公開後の管理表

確認決めること記録すること
四つの仕事を分けた更新・安全・確認・緊急の担当担当者と連絡先
頻度を決めた変更時、毎月、四半期、年1回次の確認日
WordPressを更新した更新前後の確認範囲対象、日付、結果
バックアップを確認した対象、保存先、保存期間最後の復元試験日
権限を見直した必要な人と不要になった人追加・削除した権限
連絡基準を決めた緊急、当日、通常、別制作連絡先と受付方法
保守と集客を分けた安全管理と検索施策の範囲契約、担当、費用

まとめ：無理なく続く予定と担当を決める

ホームページの公開後は、情報の更新、安全管理、検索・閲覧の確認、問題への対応を分けます。変更日に直すこと、毎月見ること、四半期・年に確認することを予定へ入れ、社内窓口と外部担当の役割を決めます。バックアップは保存だけでなく、戻せるかまで確認します。

Bämでは、公開後の保守・管理とSEO・集客支援を分けてご案内しています。和歌山市のホームページ制作でBämに頼めること、保守・管理の詳しい内容、SEO・集客支援の内容をご覧ください。現在の管理方法が分からない場合も、無料相談から状況をお聞かせください。

参考資料