募集を始める日が決まってから採用サイトを依頼すると、社員取材の日程や募集条件の社内確認が間に合わないことがあります。画面の制作だけでなく、仕事の説明を集め、確認し、応募できる状態へ整える時間も必要です。
逆算するときは、募集開始日から「公開後の確認」「公開前の修正」「制作」「原稿の承認」「取材と条件整理」の順に戻ります。制作会社が作業する日数に加えて、自社が資料を出せる日と判断を返せる日を予定へ入れると、実行できるスケジュールになります。
募集開始日と、サイトを使える状態にする日を分ける
求人媒体の掲載開始や会社説明会で採用サイトを案内するなら、その日には求職者が仕事と条件を読め、応募先へ進める必要があります。募集開始日をそのままサイト公開日にすると、公開後に見つかった表示やリンクの不備を直す余裕がありません。
まず、募集開始や説明会の日を動かせるかを確認します。その前にサイトを公開して確認できる日を置き、制作会社と修正に必要な余裕を相談します。社内の営業日、担当者の不在、求人媒体へリンク先を渡す期限も関係するため、何日前なら必ず安全という決め方はしません。
まだ募集を受け付けない期間にサイトを先行公開する場合は、会社や職場の紹介と、現在応募できる募集を区別します。応募開始前なのに申し込めるように見せたり、募集していない職種の応募先へ案内したりしないよう、公開する内容と受付開始のタイミングを合わせます。
約3〜4か月という目安に、自社の準備を当てはめる
Bämの求人・採用サイト制作では、公開まで約3〜4か月を目安としています。現行の基本例は主要1職種、社員取材2名程度、約10ページの構成です。募集職種や拠点、取材人数、既存情報の移行、外部応募先との接続などによって作業量は変わります。
したがって、「募集開始の3か月前に依頼すれば必ず完成する」と考えるのではなく、相談時に公開範囲と準備できる時期を合わせます。繁忙期で取材できない、条件の決裁が翌月になる、職場写真を新しく撮る必要があるといった事情は、最初に共有したい内容です。契約前の相談や発注判断の時間も、制作の作業期間とは別に見込んでおきます。
例えば、一つの勤務地で一職種を募集し、社員2名を紹介する架空の制作例なら、募集開始の4か月前を起点に次のような概略を考えられます。これは進め方を説明する例で、各工程の所要期間や納期を保証するものではありません。
- 4〜3か月前：募集する仕事、初回公開の範囲、確認担当を決め、条件と構成をまとめる。
- 3〜2か月前：社員取材を行い、原稿を確認する。必要な写真も用意する。
- 2〜1か月前：承認した内容をもとにデザインと制作を進める。
- 最後の1か月：募集情報と動作を確認し、修正・公開・公開後の確認を経て募集開始を迎える。
写真の手配など並行して進められる仕事はありますが、何でも同時に始めれば短くなるわけではありません。仕事内容や募集職種が変われば原稿や構成に戻るため、先に決める内容と、後から差し替えられる内容を分けます。
取材日は、社員の出勤日と確認できる日を組にして押さえる
社員の予定が合わず、取材だけが後ろへずれることがあります。取材する人を選んだら、本人の勤務予定と職場の繁忙期を確認し、候補日を早めに用意します。撮影も行う場合は、仕事の様子を見せられる時間、写してよい場所、準備するものを合わせます。
さらに、取材後の原稿を誰が確認するかも決めます。本人には発言の意味や事実関係を、採用担当者には仕事の説明と募集内容の整合を確認してもらうなど、見る範囲を分けると判断が進みます。全員へ順番に回すだけでは、最後の人の確認を待つ間に次の工程へ進めなくなります。
日程を相談するときは、「月末までに確認」だけでなく、原稿を受け取る日、社内で意見をまとめる日、制作会社へ返す日まで具体化します。取材対象者が不在になった場合に、別の社員へ変更するのか、該当ページを後日追加するのかも、初回公開で必要な内容から判断します。
条件の承認と文章の確認を、最後の一回にまとめない
給与、勤務場所、勤務時間、休日などの情報を、デザインが完成してから初めて確認すると、大きな修正につながることがあります。募集条件を決められる担当者には、原稿段階で確認する予定を確保します。社員の体験談と、会社として示す募集条件も混同しないようにします。
厚生労働省の求人企業向け案内は、求人情報を正確かつ最新に保つこと、募集内容を変えた際には自社の採用ウェブサイトなども速やかに更新することを示しています。制作途中に確定した情報でも、公開直前には変更がないかを再確認する必要があります。
初回の条件承認と公開前の照合は、目的が異なります。前者は原稿を作る前提を決めるため、後者は完成までの間に変わった情報を拾うためです。同じ資料を何度も読む工程を増やすのではなく、確認日と変更点を共有できるようにしておきます。
間に合わないときは、必要な情報を残して公開範囲を見直す
すべての社員紹介が揃わない場合でも、仕事内容、現在の募集条件、選考の案内、応募先が整うなら、確認済みの範囲から公開し、社員紹介を後日追加する案を相談できます。これに対し、勤務地や募集条件そのものが未確定なら、説明ページを減らしても応募者が判断できる状態にはなりません。
どこを後回しにできるかは、「見た目のページ数」ではなく「応募前に必要な判断が欠けないか」で決めます。予定していた撮影が遅れる場合は使用可能な既存写真があるかを確認し、外部の応募サービスを使う場合は、利用開始や設定の予定が間に合うかを確認します。未完成の機能を置いたまま募集開始を迎える計画にはしません。
分割公開を選ぶなら、初回に公開するページ、後日追加する内容、その費用と時期を改めて合わせます。制作範囲を減らす方法だけでなく、募集開始を調整できるか、既存の正しい募集ページを引き続き案内できるかも含めて検討します。
最後は、公開した画面から応募先まで確かめる
制作が終わったら、原稿の承認だけで完了とせず、スマートフォンで仕事内容から募集条件、応募先まで進めるかを確認します。複数の募集がある場合は、読んでいた職種と移動先の求人が一致するかも見ます。応募の受付方法に応じた動作確認と、公開後のリンク確認を予定へ残します。
制作の相談には、募集を始めたい日、その日を動かせるか、募集職種、取材できる社員、条件を確定できる時期を分かる範囲で伝えます。Bämでは、仕事・社員・職場・条件・応募の内容を整理し、必要な取材と制作範囲に合わせて予定をご案内します。すべての資料が完成するのを待たず、未確定事項も含めて求人・採用サイトの制作を相談するところから始められます。
採用サイトにいくらかかるかと、見積もりで確かめる前提は採用サイトの制作費用にまとめています。
