ワイナリーの見学を申し込みたいと思っても、一緒に行く方と日程を合わせている途中では、希望日を一つに決められないことがあります。畑を歩きたいのか、醸造の話を聞きたいのかによっても、案内できる時間や内容は変わるでしょう。
日程を相談して開催するツアーのページでは、まず体験できる内容を紹介し、そのうえで希望日と調整できる範囲を伝えてもらう形にすると、相談を具体的に進められます。送信後に主催者が何を確認し、いつの段階で開催が決まるのかも、同じページで案内しておきたいところです。
希望を相談できるツアーの内容を先に示す
柏原市のカタシモワイナリーには、地元ガイドによるリクエスト開催のツアー案内があります。公式ページでは、地域の歴史やぶどう作り、ワイン作りなど、ガイドと巡る内容を紹介しています。日程の選択だけでなく「何を見たり聞いたりできるか」が、参加を考える材料になります。カタシモワイナリーのツアー案内
自社のページを作る際も、相談ボタンの前に、普段案内している見学場所や話の内容を置きます。畑と醸造施設の両方を巡るのか、いずれかを中心に案内するのか。所要時間の目安や歩く場所の様子も分かると、一緒に参加する方に相談しやすくなります。写真には実際に案内する場所を使い、そこで何を紹介するのかを短く添えるとよいでしょう。
以下では、畑と醸造施設の見学を相談に応じて開催する、架空のワイナリーを例に考えます。案内ページには、それぞれの見学内容と所要時間の目安を掲載し、収穫や仕込みの時期には案内できる場所が変わることを、該当する紹介の近くで伝える設計です。
この場合、「ご希望に合わせます」だけでは、どこまで相談できるのかが分かりません。「畑でのぶどう栽培のお話を中心に聞きたい場合など、ご関心のある内容をお知らせください」と、普段応じられる希望を一例として添えます。自由に見学内容を組み替えられるような印象を与えず、参加したい理由を伝えてもらえる案内になります。
希望日と、調整できる範囲を一緒に尋ねる
希望日を入力してもらうときは、日付とともに時間帯の融通が分かると、開催できる候補を探しやすくなります。午前を希望していても午後なら参加できるのか、別の週末も検討できるのか。すべてを細かな選択肢にせず、「ほかに参加できる日や時間帯があればお知らせください」という任意欄でも伝えられます。
一つの希望日が必ず決まっている方もいれば、月や曜日から相談したい方もいます。日程が未定の相談に対応できるなら、カレンダーで日付を選ぶ項目だけにせず、「日程を相談したい」から希望の時期を書けるようにすると、ページの案内と入力方法がそろいます。
この例のワイナリーでは、成人の友人同士で参加する方から、週末の候補日と「午後の時間帯なら調整できます」「ぶどう栽培の話を聞きたいです」という希望を受け付ける想定です。参加人数も同じ相談内で伝えてもらいます。ページ上の人数欄には人数を、希望内容の欄には見たいものを入れられるようにし、文章を一から組み立てなくても相談できる形にします。
人数がまだ動きそうな場合に概数で相談を受けられるなら、その旨を人数欄に添えます。逆に、開催可否の判断に人数の確定が必要なら、確認が必要な理由とともに案内します。運用に合わせて、この段階で分かっていると助かる情報を選ぶことが大切です。
連絡先を含め、最初の相談に必要な項目は短くまとめられます。長い要望書のようにする必要はありません。現在メールや電話で受けている相談を振り返り、毎回聞き直している内容だけを先に尋ねると、使いやすい相談ページに近づきます。
受領後に何が決まるかを、案内に残す
日程を調整してから開催する場合、入口のボタンには「ツアーの日程を相談する」など、その時点の行動が分かる言葉を使います。近くに「希望日と見学内容を確認し、開催できる日程をご案内します」と添えると、送った後の流れも見通せます。
送信後の画面や受付メールにも、その続きが分かる文章を置きます。この例なら、「日程のご相談を受け付けました。ご希望の人数・内容を確認し、候補日と見学内容をご連絡します。ご提案をご確認いただいた後、開催日時と集合場所をご案内します」といった書き方です。実際に連絡できる目安が決まっていれば、ここに添えます。
先ほどの希望日では畑の案内が難しく、別の週末なら対応できるとします。返信では、日付だけを置き換えるのではなく、「別の候補日なら、畑で栽培のお話をした後に醸造施設をご案内できます」と、希望していた内容がどうなるかも一緒に伝えます。参加する方が、同行者と相談するための材料になります。
了承をいただいたら、開催日時、集合場所、見学内容など、その日に参加するための案内をひとまとまりで返します。料金や支払い方法を別途案内する運用なら、それも確定した内容にそろえます。相談中の候補と当日の案内を区別して見つけられるよう、メールの件名やページの見出しも「候補日のご提案」「開催のご案内」と役割に合わせます。
ここまでを新しい仕組みで自動化する必要があるかは、相談の件数や現在の対応方法によります。個別の調整が中心なら、既存の問い合わせフォームと返信文を整える方法もあります。ページの説明と実際の返答をそろえるだけで対応できる範囲を、先に確かめましょう。
一件の相談例をもとに、必要なページを整える
制作を相談するときは、実際によくある相談を一件選び、見学紹介から開催案内まで読み進めてみると、直したい場所が分かります。希望日が決まっていない方は入力を進められるか。畑を見たいという希望は伝えられるか。候補日の返信を読んだ後、何を返事すればよいか。実際のやり取りに沿って確認することで、必要な文章と項目を絞れます。
用意する資料も、現在のツアー紹介、案内できる場所の写真、個人情報を除いた相談と返信の例が出発点になります。制作会社には「日程相談のページを作りたい」に加えて、普段どの段階で人数や内容を決めているかを伝えてください。既存ページの追記で足りる部分と、入力画面や返信文まで整える部分を相談しやすくなります。
Bämのコーポレートサイト制作では、お話や資料をもとに文章とページ構成を整理します。ツアーの紹介と日程相談をつなげるページをご検討の際は、柏原市のホームページ制作のご案内もご覧ください。普段のご案内をもとに、参加を考える方が希望を伝えやすい形を一緒に整えます。
