SaaSの紹介ページに設定画面と日常の作業画面を並べると、検討する人には両方とも自分が操作できるように見えることがあります。管理者だけが使う画面なら、写真の下に小さく「管理者画面」と書くだけで足りるかも確かめたいところです。誰が何をする画面かを、機能の説明と利用の順序の中で示すと、導入後の使い方を想像しやすくなります。
画面を選ぶ前に、操作する人と権限をそろえる
まず製品担当から、現在の権限表と製品ヘルプを受け取ります。紹介したい操作ごとに、誰が画面を開けるか、変更までできるか、利用プランや設定によって違うかを確認します。「管理者」「一般利用者」という社内での呼び名だけでなく、製品内の実際の役割名も記録します。同じ役職の人でも、製品に割り当てた権限が違えば見える項目は変わるためです。
Notionの公式ヘルプは、設定を検索しても、利用者にアクセス権のない設定は表示されず、ワークスペース所有者だけが変えられる設定を一般メンバーは見られない例を説明しています。Slackの役割別権限表にも、オーナー、管理者、メンバーなどで操作の可否が違い、設定によって変えられる項目があります。これらは他社製品の例です。自社SaaSの画面と権限は、自社の現行版で確認します。
製品に複数のプランがあるなら、役割だけでなく、その画面を使えるプランも添えます。管理者の画面でも上位プランだけの機能なら、「管理者なら誰でも使える」とは書けません。写真、機能表、料金ページの三か所で、同じ条件になっているか見ます。
導入準備と日常利用を、別の場面として見せる
紹介ページでは、最初の設定と毎日の利用を時系列でも分けます。たとえば「管理者が利用者と初期設定を確認する場面」「一般利用者が割り当てられた仕事を進める場面」という見出しです。これは説明の枠組みであって、すべてのSaaSにその操作があるという意味ではありません。実際の製品で管理者が設定する項目と、一般利用者が普段行う操作に置き換えます。
同じ機能名を両方の画面で使っていても、できることが異なる場合があります。管理者は全体の設定を変え、一般利用者は自分の対象だけを閲覧する、といった違いがあれば、「利用可能」の一語でまとめず、何を開けて何を変更できるかを分けます。操作する人の横に、必要なプランや事前設定があるなら短く示し、詳しい条件は製品ヘルプへつなげます。
画面写真のキャプションも「ダッシュボード」だけでは不十分です。「管理者：設定の確認画面」「一般利用者：日常の作業画面」のように、写真を見る人が自分の使い方へ引き寄せられる言葉にします。一般利用者向けの説明に管理メニューが写っているなら、その写真が必要かを見直します。画面を切り抜いて誤認を隠すより、適切な権限で表示した画面を撮り直す方が確かです。
公開用の画面は、役割ごとに検証してから用意する
実画面を掲載するなら、管理者用と一般利用者用の検証アカウントを用意し、紹介文が示す権限でそれぞれ開きます。製品のテスト用データを使い、顧客名、連絡先、取引内容が写り込まないことを確認します。実データの一部をぼかしただけで公開できると決めず、データの所有者と製品担当が公開範囲を確認します。匿名化した検証画面を用意できないなら、実画面を装わない説明図で操作の違いを示す方法があります。
検証では、各画面の見出し、スクリーンショット、ボタンの説明、機能表、料金ページ、ヘルプの記述を同じ権限で照合します。スマートフォンで表示やメニューが変わる場合は、その画面でも確認します。製品の更新で権限やメニューが変わったとき、誰が紹介ページと画像を更新するかも決めます。古い画面を残すと、初めて使う人が案内を頼りに同じ操作を探せなくなります。
WordPressの管理者アカウントを扱う既存記事は、サイト運営の権限と保管方法が対象です。SaaSの料金条件を扱う記事は費用の見せ方が中心です。本稿はSaaS製品を紹介する画面で、操作する人を混同させない表現に絞りました。BämのIT・BtoBサービス向けホームページ制作では、利用場面や機能、支援を原稿と画面で整理します。実際の権限表と公開できる検証画面をもとに、誰の操作を見せるか相談できます。
参考資料
- Notion Help Center：Workspace settings
- Slack Help Center：Permissions by role in Slack
- Bäm：IT・BtoBサービス向けホームページ制作
資料確認日：2026年9月26日。自社製品の権限表と公開可能な実画面は未提示のため、図は説明用の構成です。製品固有の利用権限や画面内容を保証するものではありません。
