体験を予約したあと、天気予報が変わると「自分が参加する回は開催されるだろうか」と気になります。施設のホームページを開いても、体験の紹介や予約ボタンしか見つからなければ、申込みのときに届いたメールを探し直すことになります。
泉南市のタルイサザンビーチで行われるAWASのSUP体験スクールでは、開催有無を電話で連絡する時点を案内しています。このように、予約後の知らせ方が分かると、参加する方も次の案内を待てます。ホームページを整える際は、さらに届いた予約案内から、最新の開催情報を確認できる場所へ戻れるかを見てみましょう。
予約案内から、開催情報へ直接たどれるようにする
最初に決めたいのは、開催について確認するページです。お知らせ一覧の中から探していただく形より、予約した体験の開催情報へ直接進めると、自分に関係する案内を見つけやすくなります。
ここからは、午前と午後に海辺の自然観察を行う架空の体験施設を例にします。予約した方へメールを送り、当日の開催情報はホームページにも掲載する設定です。掲載場所は「自然観察の開催情報」というページにまとめ、メールからそのページへリンクします。
リンクの言葉も、開いた先を想像できるものにします。「詳しくはこちら」だけでなく、「ご予約日の開催情報を確認する」と書けば、出発前に見返す場所だと伝わります。開催日ごとにページを分けている施設なら、該当日の案内へ直接つなぐ方法もあります。
開催情報のページには、判断が決まる前から案内を置けます。施設が実際に知らせられる時点に合わせて、「開催については前日の夕方に、このページとメールでご案内します」のように記載します。判断を待っている状態なのか、更新を忘れているのかが分からない画面にしないことが大切です。
予約サービスから送るメールにリンクを追加できるなら、その機能を使います。編集できない場合は、施設から送っている参加案内への追記など、今ある連絡方法で補えるかを確認します。ホームページの上部にも「予約された方へ」という入口があると、メールをすぐに見つけられない方も同じページへ進めます。
日付と参加する回で、今の案内を読める形にする
開催情報を開いた方が先に確かめたいのは、「自分の日程について、今どう決まっているか」です。ページの上のほうに対象日と体験名を置き、その下に現在の案内と更新した日時を示します。理由の長い説明より前に、予定を変える必要があるかが分かる順番にします。
例の施設で10月4日の午後の回だけ中止が決まった場合は、「10月4日・午後の自然観察は中止」と、日付と回を一緒に示します。「本日は中止」という見出しだけでは、午前の回を予約した方にも自分のことかもしれないと思わせます。午前の回についても、主催者が確認した現在の状態を並べれば、各自が該当する案内を選べます。
中止の案内に続けて、予約した方に次にしていただくことを書きます。たとえば、施設からの個別連絡を待っていただく運営なら「午後の回をご予約の方へ、登録されたメールアドレスにご案内します」と添えます。日程変更などの希望を伺う場合は、その連絡方法を記載します。対応内容は、実際の利用案内とそろえて掲載します。
更新を重ねるときも、現在の案内を先に読める状態を保ちます。「判断待ち」の文章の下へ「中止」を追記するだけでは、上の文章だけを読んだ方が変更に気づかないことがあります。現在の結論を上に置き、必要な経緯を下へ残す形が考えられます。
開催が終わった日付の案内は、終了した回の記録だと分かるようにします。予約メールのリンクを残す場合も、開いた先が説明なしに次の開催日へ置き換わると混乱します。同じページで複数日を扱うなら対象日を選べる形にし、過去の日程と今後の日程を見分けられるようにしておきます。
ページの更新と、予約した方への連絡をつなぐ
開催情報のページは、共通の案内をいつでも読み返せる場所です。一方、予定が変わったことを予約した方へ届けるには、その施設で約束している連絡方法を使います。ページを書き換えたことと、参加者が変更を知ったことは同じではありません。
例の午後の回が中止になったときは、対象の予約へメールで知らせ、詳しい共通案内として開催情報へのリンクを添えます。メールの本文にも対象日・回と中止の結論を入れると、リンクを開く前に変更の要点が伝わります。ホームページとメールで、対象や次の対応が食い違わないようにします。
出発が迫っている方への連絡を普段は電話で行っているなら、その方法を続ける前提でページを考えます。ホームページを作るからといって、すべての連絡を自動メールへ置き換える必要はありません。届いた案内が見当たらない場合に相談できる窓口も、開催情報から分かると親切です。
個別の日程調整や支払いに関するやり取りは、その方への連絡で扱います。共通ページには対象の開催回と一般に案内できる対応を載せ、予約者の氏名や個別の事情は載せません。参加する方が同じ情報を確認しながら、自分に必要な相談へ進める形にします。
届いた予約案内から読み直して、改修箇所を決める
制作会社へ相談する前に、現在送っている予約メールと、過去に開催を変更した際の案内を一件ずつ用意してみてください。実際の予約者の情報を除いた見本があれば、どこに説明やリンクを足すとよいかを話せます。
確認は、ホームページのトップではなく、届いたメールから始めます。携帯電話でメールを開き、リンク先で対象日と参加回、最新の判断、次の案内を順に読んでみましょう。判断前と変更後の二つの画面を見比べると、古い文章が残る場所や、予約した回が分かりにくい箇所に気づけます。
開催情報を既存のお知らせで十分に表現できるなら、ページの見出しとリンクの整理から始められます。複数日の回を同時に扱うため探しづらい場合は、日付ごとの表示や予約案内からの接続を相談します。連絡を送る仕組みの変更が必要かどうかは、現在の運営で不足する部分を見てから決めます。
Bämのホームページ制作では、お話と資料から文章やページ構成を整えます。予約案内から開催情報までのつながりを見直したい場合は、泉南市のホームページ制作・改善のご案内をご覧ください。今使っている案内をもとに、参加する方が必要な情報へ戻れるページを考えます。
