ホームページをリニューアルするとき、旧サイトに保存された問い合わせ履歴も「全部移すもの」と考えがちです。しかし、過去の相談を営業が参照する必要と、新しいサイトの管理画面に入れる必要は別です。履歴を何のために、誰が、いつまで使うかを確かめてから、移行先と移行する範囲を決めます。
履歴の置き場所と、今の使われ方を調べる
最初に、問い合わせがどこに残っているかを確認します。旧サイトのフォーム管理画面だけでなく、通知メール、営業の顧客管理ツール、担当者が保存した表などに同じ内容があるかもしれません。相談ごとに対応中か完了か、後から参照する理由があるかを営業や窓口担当に聞きます。保存された件数だけで、全部を新サイトへ載せる判断はできません。
対応中の案件を引き継ぐには、連絡先、相談内容、担当者、次の対応予定が必要な場合があります。一方、完了した古い相談を新サイトの管理画面で日常的に開く必要がないなら、会社が定めた業務用の保存先で扱う選択もあります。サイトの公開ページへ履歴を出すことを前提にせず、訪問者向けのフォームと、社内の記録を分けて考えます。
利用目的と保存方針を、移行対象へ反映する
問い合わせには氏名や連絡先、場合によっては詳しい事情が含まれます。個人情報保護委員会のガイドラインは利用目的を具体的に特定することと、個人データを扱うシステムで適切なアクセス制御を行うことを示しています。リニューアルを機に、収集時の説明、社内の保存方針、今後の利用目的を担当者と照合します。保存年数や削除の結論を、制作側が一律に決めることはできません。
業務上残す必要がある記録でも、全項目を新サイトへ移すとは限りません。必要な期間や根拠、どの部署が参照するかを決めたうえで、移行する案件と項目を絞ります。移行しない履歴の保存先と、旧サイトを停止する時期も決めます。「サイトを消したから履歴も消えた」と思っていたら、通知メールやバックアップに残っていた、という行き違いを防ぐためです。
新サイトに入れる場合は、閲覧権限まで決める
新しい管理画面で問い合わせの対応を続けるなら、誰が一覧を見られ、誰が本文や添付ファイルを開けるかを確認します。制作や保守の担当者に、日常の閲覧権限まで必要かも分けます。IPAのアクセス制御に関する解説も、非公開で扱う情報には適切なアクセス制御が必要だと示しています。新しい画面で検索しやすいことだけを理由に、権限を広げない方がよいでしょう。
移行作業では、旧データの控えを誰が作り、どこへ一時保存し、検証後にどう扱うかを事前に決めます。テスト用の画面や共有ファイルに実際の相談内容を置くなら、その環境の権限も確認します。移行後は対象件数だけでなく、対応中案件の担当者・日時・本文・添付の対応が崩れていないか、必要な範囲で照合します。移行先で見られることを確認してから、旧サイトの停止と一時ファイルの処理を進めます。
新しい受付と、古い記録の引継ぎを分けて依頼する
制作会社へは、新しい問い合わせフォームの動作、旧履歴の引継ぎ、旧サイト停止後の保存を別々に伝えます。実際の保存方針と担当者確認がなければ、過去の履歴を新サイトへ移すべきかは確定できません。移行対象の抽出や権限設定が見積りに含まれるかも、依頼前に確認します。
箕面市の店舗案内を移す記事は公開情報の更新、残すページを選ぶ記事は読者へ見せる内容が中心です。本稿は非公開の問い合わせ履歴をどこで扱うかの判断です。Bämのリニューアル相談では、画面の作り直しと業務記録の移行を分けて範囲を整理します。
参考資料
資料確認日：2026年9月26日。個別企業の保存方針と実際の履歴は未提示のため、移行対象や保存期間の結論は示していません。
