泉佐野市の店舗が外国語の問い合わせを受ける前に揃える案内

英語の店舗案内を用意したあと、英語での電話や、その場での返信を期待されて戸惑うことはないでしょうか。ページを読める言語と、お店で対応できる言語・連絡手段は、同じとは限りません。

泉佐野市でお店を営んでいる方へ、外国語の問い合わせを受ける前にそろえたい案内を紹介します。対応できる方法を分かりやすく示し、フォームの入力内容が担当者へ届くところまで整えると、お客様も連絡の仕方や待ち方を選びやすくなります。

英語のページがあることと、英語で話せることを分ける

泉佐野市は市の概要で、関西国際空港の開港などに伴う人口増加と、商業・サービス業の発展を紹介しています。来訪される方へ店を知ってもらう際も、外国語で情報を読めることに加え、その後どの方法で相談できるかが判断材料になります。

ここからは、泉佐野市で文具や紙の土産品を販売する、架空の店舗S04を例にします。日英の店舗ページがあり、営業時間は毎日10時から18時。電話は日本語で同じ時間内に対応しますが、接客中は出られない場合があります。英語はフォームで文章の相談を受け、担当者がメールで返信する体制です。

英語担当者は月・水・金曜の15時に、その時点までに届いた内容を確認し、当日18時までに回答または確認状況を連絡します。15時以降に届いた内容は次の確認日に扱います。時刻はすべて日本時間です。営業時間や商品在庫の質問を受けますが、送信だけで商品の取り置きが決まる受付ではありません。

この店の英語ページに「English available」とだけ書き、大きい電話ボタンを置くと、英語で電話できる案内にも見えます。そこで、英語の文章相談へ進めるボタンと、日本語で対応する電話の説明を分けます。できないことを長く並べるより、使える方法を先に示す方が、お客様は次に進みやすくなります。

確認するのは、表示する言語、受け取れる文章の言語、返信する言語、電話などの会話で使える言語です。英語の定型文を読める方がいても、すべての商品相談に英語で答えられるとは限りません。内容を確認できる担当と、判断が必要なときに店長へ聞く方法まで合わせて決めます。

言語対応票に、現在の体制と直す場所をまとめる

まず、いま表示している案内を、実際の担当者の働き方と照合します。ページ上部だけでなく、電話番号の近く、問い合わせボタン、フォーム、自動返信も見ます。古い「すぐ返信します」という文章が一か所に残っているだけでも、待ち方の説明が食い違います。

次の言語対応票は、S04の条件を制作会社へ渡す記入例です。翻訳する文章だけを依頼する前に、連絡手段と担当を決め、変更する画面を対応させています。

日本語のフォーム返信についても、自店で守れる目安を別に確認します。英語担当の確認曜日を、日本語での問い合わせにも一律に当てはめる必要はありません。逆に、日本語で当日返信できる体制があっても、それだけで英語も同じと案内しないようにします。

返信目安は、商品についての最終回答が必ずそろう期限なのか、まず状況を知らせる期限なのかも決めます。S04は後者を含みます。在庫確認に時間がかかる場合は、確認中であることと、次に連絡する見込みを個別に伝えます。

使える連絡方法を、押す前に伝える

S04では、英語ページの主な問い合わせボタンを「英語で文章の相談をする」に相当する表現へ直し、フォームへつなぎます。その近くに、英語ではメールで返信することを添えます。英語ページから電話を押した後で初めて対応言語が分かる構成を避けます。

短い英語の例なら、“For enquiries in English, please use our contact form. We reply by email. Telephone support is available in Japanese.” と書けます。英語の相談にはフォームを使い、メールで返信すること、電話は日本語であることを伝える文章です。日本語の案内にも同じ内容を載せます。

英語の返信目安は、“We check messages received by 15:00 on Mondays, Wednesdays and Fridays, Japan time. We will send a reply or an update by 18:00 that day. Messages received after 15:00 are checked on the next review day.” のように、確認時点と次の確認日を分けられます。文章の自然さに加え、15時を過ぎて送った方が当日返信を期待しないかも確認します。

問い合わせ内容が商品在庫なら、商品名や品番を添えていただく欄を用意できます。ただし、在庫を尋ねた時点で取り置きが済むわけではありません。ボタン名を「予約する」にしたり、自動返信で確保済みと知らせたりせず、実際の受付の範囲を残します。

英語の電話やチャットを新設する場合は、文章の言い換えでは済みません。応答する方、時間、確認が難しい相談の扱いが必要です。S04では、続けられる英語の文章相談を分かりやすくするところから改修します。

希望する返信言語を、フォームから担当へ渡す

画面の言語から、お客様の希望する返信言語を推測しないようにします。たとえば英語のページを見ていても、日本語での返信を希望する方がいます。フォームで「返信を希望する言語」を日本語・英語から選べるようにし、送信前に選んだ内容を確認できる形を考えます。

S04の初回相談で必要なのは、お名前、返信先メールアドレス、希望返信言語、質問内容です。商品に関する質問なら商品名・品番も書けるようにします。住所や国籍を、言語を判断するためだけに必須にする必要はありません。まだ対応できない言語を選択肢に並べ、選べるのに返答できない状態にも気を付けます。

入力項目を画面に足すだけでは、受付の改善は終わりません。通知メールや管理画面でも希望返信言語が見え、その言語を確認できる方へ渡せる必要があります。英語ページからの送信をすべて英語担当へ回す旧設定があれば、本人が選んだ内容と食い違わないかを見直します。

共通の受付記録には、問い合わせ番号、希望返信言語、受信日時、担当、次に確認する日、返信済みかどうかを残します。S04では、店長も受信と担当状況を確認し、英語の意味や返信内容は英語担当が確かめます。英語担当個人の受信箱だけに届く構成だと、不在時に未対応の相談があることを周囲が把握しにくくなります。

フォームの完了画面と自動返信では、受け付けたこと、選んだ返信言語、次の案内を伝えます。自動返信は、担当者が質問の意味や在庫を確認した連絡とは分けます。確認が必要な内容を受けた場合も、訳文だけで条件を承諾せず、商品担当の判断を受けてから返信する流れにします。

担当者の不在は、該当する言語の案内へ反映する

次に、S04の英語担当が2026年10月14日水曜に不在となる場面を考えます。店は通常どおり営業し、日本語の対応も続けますが、この日の英語の内容確認は休止します。次は10月16日金曜15時に確認し、18時までに回答または確認状況を連絡する設定です。

10月13日火曜16時に英語の問い合わせQ04が届いた場合、通常なら14日15時の確認対象です。今回は16日へ変わるため、通常の曜日案内だけを残さず、「10月14日は英語での内容確認・返信を休み、16日に再開する」という期間の案内を加えます。店舗の休業告知に置き換えると、来店できる日まで誤って伝わります。

変更は英語ページだけでなく、日本語ページから英語返信を選ぶ方にも届くよう、日英の問い合わせ案内とフォームへ反映します。該当する完了画面や自動返信も確認します。英語の受付に関係する例外を、日本語の電話やすべての返信へ一括で広げないようにします。

すでに受け付けた英語の相談にも目を向けます。Webの文章を直しても、以前の案内を受け取った方の予定は変わりません。店長が未対応の英語相談を確認し、変更の連絡を誰が用意して送るかを決めます。予定が分かった時点で、英語担当が確認した案内を準備しておく方法もあります。

Q04のお客様が14日の来店までに在庫を知りたい場合、この体制では間に合う回答を約束できません。店が営業していることを理由に英語の電話へ誘導したり、返信を待つ間の取り置きを成立させたりしません。来店の予定と回答の見込みを別々に伝え、お客様が判断できる案内にします。

文章の修正と、受付・更新機能の改修を分けて依頼する

言語対応票ができたら、現在のサイトで何を直すかを整理します。すでに日英のページと共通フォームがあるS04なら、すべてを作り直す前に、既存の案内や設定で対応できる範囲を確認できます。

Bämのコーポレートサイト制作の案内では、普段の仕事や資料をもとに、必要なページ、原稿、画面を整理する進め方をご紹介しています。相談時には言語対応票と現行ページ、フォーム、通知文面をそろえ、翻訳文を確認する方と受付を担当する方もお伝えください。

対応言語ごとの自動振り分けや、期間を指定した案内の切替を希望するなら、文章修正とは別の要件として相談します。少ない件数を共有記録で管理する方法と、管理画面で担当状況を確認する仕組みを比べ、件数や担当人数に合う範囲を決められます。

公開前は、ページの言語と返信言語を変えて確認する

最初に、英語ページから日本語返信を選んで送る試験を考えます。本人の選択が確認画面と通知に残り、日本語担当へ届くかを確かめます。次に、日本語ページから英語返信を選び、英語の確認曜日と不在案内を送信前に読めるかを見ます。

Q04の例では、13日受信分の英語確認が16日へ変わり、14日の店舗営業は続くと読めることが確認点です。送信できたことだけで完了にせず、担当が受け取る情報と、お客様へ届く文面まで照合します。再開後は、一時的な案内を外す担当と確認日も記録します。

いまの外国語案内をどこまで直すか迷われたら、泉佐野市のホームページ制作・改善のご案内をご覧ください。実際に対応できる言語と連絡手段から、文章で整える部分、フォームや通知を改修する部分、公開後に更新する部分を分けてご相談いただけます。