吹田市のBtoB企業がサービス資料とウェブページを使い分ける方法

営業担当が使う資料にはサービスの内容が詳しく載っているのに、ホームページには「詳しくは資料をご覧ください」とだけ書かれている。そんな状態では、初めて訪れた方が、自社の課題に合うサービスなのかを判断しにくくなります。

ウェブページには、対象となる課題、提供する範囲、相談前に知っておきたい条件を載せます。PDFには、社内で説明するときに使う詳しい流れや見本をまとめます。その際に大切なのが、資料だけを受け取った方にも、標準で含まれる内容と追加の支援が分かることです。

吹田市で法人サービスの案内を整えたい方へ、研修サービスを例に、ウェブと資料の情報分担、制作を依頼するときに用意する原稿、更新時の確認方法をご紹介します。

詳しい資料を開く前に、自社との関係が分かるようにする

吹田市江坂町に大阪事業所を置く学研ビジネスブレインズの資料ダウンロードページでは、研修サービス案内、研修事例、リサーチ＆レポートを分けて紹介しています。資料を探す方が、サービスの内容を知りたいのか、実施例を見たいのかに応じて選べる構成です。

自社のサイトでも、資料のタイトルだけを並べる前に、読むと何を判断できるかを短く示してみましょう。「研修案内」より、「会議の進め方を学ぶ研修の対象・内容・準備が分かります」と添えたほうが、目的に合う資料を見つけやすくなります。すべての資料に同じ「詳しくはこちら」を付ける必要はありません。

ここからは、吹田市で法人研修を提供する会社の架空例です。「会議進行研修S07」は、進行役を任された方を対象に、議題の整理、話し合いの進め方、決定事項の確認を練習するサービスです。標準は事前ヒアリングと、8〜12人で受ける対面3時間の研修、共通の演習シートです。

翌月の定例会議に講師が同席して助言する支援は、別途相談して決めます。営業担当の個別提案には、研修と翌月の同席をまとめて書く場合がありますが、その提案をそのまま公開資料へ流用すると、同席支援まで標準で付くように見えるおそれがあります。まず標準の範囲をそろえ、追加支援は別に選べる内容として示します。

ウェブには、候補に残せる判断条件を載せる

S07のページ冒頭には、「会議の進行役を任された方が、議題・発言・決定事項の整理を練習する研修です」と説明します。続けて、対面3時間、8〜12人、事前ヒアリングと共通演習シートを含むことを記載します。翌月の会議への同席を希望する場合は、別途相談することも近くに添えます。

「会議の悩みをすべて解決します」という広い言葉より、研修で取り組むことと、その後に社内で続けることを分けたほうが、検討しやすくなります。たとえば、研修中は共通の題材で進行を練習し、各社の実際の会議への適用は研修後に社内で試す、と説明できます。翌月の同席が必要かも、この違いを見て相談できます。

費用が人数や実施場所、内容の変更で変わるなら、見積り前に何を確かめるかをページで案内します。価格表を持っている場合も、標準研修の金額と追加支援の条件を分けます。資料を最後まで読まないと別料金の有無が分からない構成では、社内で予算を相談する方が判断しにくくなります。

このページから先には、「進め方と演習見本を資料で見る」と「自社での実施について相談する」の二つの行き先を用意できます。概要を理解して資料を持ち帰りたい方と、すでに人数や希望時期を相談したい方が、それぞれ進めるようにするためです。資料の入手を、相談の必須手順にするかどうかも実際の受付方法に合わせて決めます。

情報分担表で、ウェブと資料に残す内容を決める

次の表は、S07の公開情報を整理した記入例です。ウェブと資料の片方にしか書かない項目を決める表ではありません。標準範囲のように、どちらから読んでも必要な条件は両方に残し、詳しさや見せ方を変えます。

資料の「事例」欄に説明用の見本を入れる場合は、「演習シートの記入例」と名前を付けます。サービスを依頼した会社の成果や発言として紹介しないことが大切です。実際の事例を使う場合は、掲載してよい社名・内容・写真を確認したうえで、標準研修だけの例か、追加支援を含む例かも分かるようにします。

情報を分担するときに、対象人数だけをPDFへ、対象者だけをウェブへと細かく分けすぎる必要はありません。資料を開かずに候補を判断でき、資料だけでも基本条件が分かることを優先します。詳しい演習手順や準備物は資料に集めれば、ウェブの本文を長くしすぎずに済みます。

社内共有されるPDFに、標準範囲を残す

総務担当が資料をダウンロードし、部門の責任者へ転送する場面を考えてみます。転送された方は、元のウェブページを見ていないかもしれません。営業担当が口頭で補足していた「同席支援は別途相談」という条件も、資料に残っていなければ伝わりません。

S07の検討用資料は、四ページにまとめる構成案にします。一ページ目に対象課題と標準範囲、二ページ目に研修の進め方、三ページ目に演習シートの記入見本、四ページ目に準備・相談先・版数を置きます。ページ数自体が基準なのではなく、社内で説明する際に必要な情報がまとまっているかで調整します。

追加支援は、一ページ目の標準範囲の下に「翌月の会議への同席は、内容と実施条件を確認して別途ご提案します」と表示します。詳しい紹介を別ページへ置く場合も、標準プログラムの時間割にそのまま組み込まないようにします。表紙だけが切り出されて共有されても、含まれる範囲が変わって見えない構成です。

三ページ目の見本には、架空の会議で「共有するだけの報告」と「今回決めること」を分けたメモを載せます。たとえば、資料提出の遅れを共有したあと、次回の提出期限と確認担当を決める場面です。説明文だけで終わらず、何を整理する練習かが伝わる記入例にすると、検討担当者も上司へ研修内容を説明しやすくなります。

資料内に「この続きはウェブで」とだけ書くのではなく、どのサービスの資料か、何を含むか、どこへ相談できるかを残します。詳しい現行案内へ戻れるページのURLも添えます。閲覧の入口が違っても、お客様が情報を一から探し直さずに済むようにするためです。

公開用資料と、個別の提案書を分けて管理する

公開用の第1.2版は、誰が読んでも使える標準サービスの案内です。個別の提案書は、希望する人数・日程・追加支援に合わせて、ご相談いただいた会社と確認した条件を示します。資料の名前や保存先を分け、営業担当が送る際にもどちらを使っているか確認できるようにします。

たとえば、部門責任者が「資料に会議への同席も載っていたので、研修に含まれると思った」と問い合わせた場合は、まず読んだ資料名と版を確かめます。公開用の資料なのか、その会社への個別提案なのかで、確認する内容が変わるからです。古い説明を読んだ方に、最新ページだけを送り直して終わらせず、どの条件が違うかを案内します。

相談フォームには、任意で資料名や版数を伝えられる欄を設けられます。「S07・第1.2版を見て、翌月の会議への同席も相談したい」という内容なら、担当者が標準研修と追加支援を分けて返答できます。版数が分からない場合も、相談自体は送れるようにしておきます。

同じ資料を見て「16人で受けたい」と相談された場合は、標準の8〜12人とは条件が違うことを確かめます。人数が増えても同じ時間・同じ進め方で実施できると、その場で決める必要はありません。講師やグループ分け、時間、費用への影響を確認して提案します。この判断に必要な人数条件は、資料内だけでなくウェブにも残しておきます。

個別提案に含む金額や顧客固有の事情は、公開用資料の更新元へそのまま戻しません。標準サービスに関係する情報が変わった際は、責任者が変更内容を確かめ、ウェブと公開PDFの両方へ反映します。更新担当を決める際には、資料を直す方と、公開する内容を決める方もそろえておきましょう。

ページ制作を依頼するときに用意するもの

制作会社には、現在のサービスページ、営業で使う資料、情報分担表を渡します。営業資料は、公開可能な共通部分と個別条件の部分が分かるように整理します。内容が未確定の箇所には確認する担当者を添えれば、制作側が推測で原稿を埋めずに進められます。

依頼例は、「S07の対象、3時間・8〜12人、標準に含む内容をウェブで読めるようにしたい。PDFは社内共有用に進行例とシート見本を残し、翌月の同席は両方で追加相談と表示したい」です。加えて、資料名・版・発行日を更新できる欄と、問い合わせへ資料情報を渡す方法を相談します。

既存ページに本文や資料の説明を追加できるなら、原稿とリンクの修正から始められます。サービスごとの資料を選べない、版数を変えるたびに複数箇所を別入力する、相談フォームへ資料名を渡せない場合は、資料情報の入力欄やページ構成の改修を検討します。資料請求の機能を先に増やすより、読者と受付担当が必要とする情報を確かめて範囲を決めます。

公開前には、ウェブだけを読んだ方と、PDFだけを受け取った方の両方に、「何時間・何人で受ける研修か」「翌月の同席は含まれるか」「相談するには何を伝えるか」を確かめてもらいます。答えが分かれる場合は、説明を足す場所を情報分担表へ戻して見直します。

資料とウェブの説明を、同じ条件で更新する

更新時は、研修責任者が対象・標準範囲・実施条件を確認し、営業担当が個別提案との違いを点検します。サイト担当は資料の紹介欄とリンクを更新し、最後に公開ページから実際に開いた資料の版と内容を照合します。編集元を直しただけでは、配布される資料まで変わったとは限りません。

Bämのコーポレートサイト制作の案内では、手元の資料やお話をもとに原稿を整理し、必要なページと伝える順番を組み立てます。資料をすべてページへ写すのではなく、初めて読む方の判断条件と社内共有に必要な内容を分けたい、という相談にもつなげられます。資料の再編集や入力機能を含む範囲は、現状と希望を伝えて確認します。

資料とページを一緒に整える制作先をご検討の方は、吹田市のホームページ制作・改善についてのご案内をご覧いただけます。代表的なサービスを一つ選び、公開できる資料、情報分担表、内容を確認する方が分かるメモを用意すると、原稿・資料・更新方法を一緒に相談しやすくなります。