サービスの紹介文に「丁寧な対応」「高品質なサービス」と書いても、初めて読む方には、実際にどんな仕事をしてもらえるのかが残ります。社内では意味が通じる言葉でも、依頼前の方は、その言葉を確かめる経験をまだ持っていません。
強みを伝えるときは、その評価につながる普段の対応や判断を、読者が想像できる行動に書き換えます。強い言葉を探すより、「いつ、何を確認し、どう対応するか」を示すと、自分の依頼に合うサービスかを考えてもらえます。
「丁寧」を、どの場面の対応かに戻す
すでに社内で「打ち合わせが丁寧」という強みを共有しているなら、その言葉をいったん具体的な場面へ戻します。時間を長く取ることなのか、見積りの前提を説明することなのか、決まっていないことを一緒に整理することなのかで、原稿は変わります。
たとえば、店舗清掃を行う架空の会社で、作業前に床の素材と汚れの状態を確認し、清掃する範囲と動かせない什器を依頼者と合わせているとします。これを「丁寧な事前打ち合わせ」とだけ書く代わりに、次のように説明できます。
作業前に床の素材と汚れの状態を確認し、清掃する範囲と動かせない什器を一緒に確かめます。営業に支障が出ないよう、ご希望の時間帯と現場の条件を伺って作業方法を相談します。
この文章なら、店を開けながら相談できるか気にしている方にも、打ち合わせで何を話せばよいかが伝わります。実際には行っていない現地確認や、対応できない時間帯まで原稿へ加えないことが前提です。
「高品質」は、何を確かめて仕上げるかで説明する
品質という言葉は、サービスによって指すものが違います。仕上がりを目で確認できる仕事もあれば、資料の正確さや、引き継いだ後に使えることが大切な仕事もあります。読者が期待する状態と、それを確かめる仕事を組にして書きます。
先ほどの清掃会社で、終了時に依頼時の確認箇所を見直し、残った汚れや作業できなかった部分を説明しているなら、その手順を示せます。「すべての汚れを落とします」と成果を広げるのではなく、どこを確認し、残ることがある場合にどう伝えるかを書く方法です。
作業後は、事前に伺った気になる箇所を確認します。素材の状態などにより落としきれなかった汚れや、今回作業していない部分は、確認できた内容と合わせてお伝えします。
これは説明用の例です。写真付き報告書を必ず渡している会社なら、報告書の内容を加えられます。口頭で説明している会社に、見栄えのためだけに報告書の提供を付け足すことはしません。約束できる仕事を具体化することが、強みの説明になります。
行動を書いた後に、依頼者にとっての意味を添える
作業を細かく並べるだけでは、社内の手順書に近くなってしまいます。確認した事実の後に、その説明が依頼者のどんな判断を助けるかを添えます。
「作業する範囲と動かせない什器を確認する」なら、当日までに店側が何を片付けるかを相談できます。「作業していない部分も伝える」なら、今回どこまで完了したかを把握できます。このように、読む方が次に何を考えられるかへつなぐと、単なる工程の一覧になりにくくなります。
ただし、「確認するのでトラブルが起きません」「説明するので必ず満足いただけます」と、行動から結果の保証へ飛躍させないようにします。確認していることと、それによって目指している状態を分けると、誇張せずに意味を伝えられます。
見出しは短く、本文で根拠が分かるようにする
見出しにすべての作業を書き込む必要はありません。「作業前に、範囲と条件を確認」「仕上がりと残った課題をご説明」のように短くまとめ、本文で場面と対応を補えます。「丁寧」という言葉を残す場合も、そのすぐ下で何を指すかが分かれば説明がつながります。
根拠になる資料があれば、公開できる形で近くに置きます。確認用紙の見本、報告内容の一部、実際の作業写真などです。顧客名や個別の条件が含まれる資料は公開できる範囲を確認し、説明用に作った見本ならその旨を示します。
件数や年数を載せる場合は、何を数えたものか、いつ時点かを確認します。また、具体的な比較根拠がないのに「他社より丁寧」「業界最高品質」と言い換えても、読む方が判断できる情報は増えません。自社が普段行っている対応を、自社の事実として書く方が内容を確かめやすくなります。
公開前に、現場の担当者が約束できる文かを確かめる
原稿ができたら、実際に対応する担当者へ読んでもらいます。「この対応は通常の依頼に含まれるか」「条件によって変わる箇所はないか」「受け取るものの説明は正しいか」を、文章に沿って確認します。一度だけ行った特別な対応を、標準サービスのように書いていないかも見ます。
最後に、サービスを知らない人が読んで、依頼前に何を相談し、どんな対応を受けられるかを説明できるか確かめます。言葉を強くするための見直しではなく、読む方が自分の希望と照らせる説明になっているかを見る作業です。
Bämのサービス紹介サイト制作では、お話と資料から、お客様が知りたいことを整理して原稿を作ります。すでに使っている「丁寧」「高品質」といった言葉も、普段の仕事を伺いながら、選ぶ理由が分かる説明へ具体化できます。
参考資料
- Bäm：サービス紹介サイト制作（提供内容を参照。清掃会社の文章は説明用の架空例）
