採用サイトを作るとき、応募を自社のフォームで受けるか、採用管理サービスの応募画面へ案内するかを決める必要があります。選ぶ基準は、サイトと同じデザインにできるかだけではありません。届いた応募を誰が確認し、どこで選考を進めるかまでつなげて考えます。
すでに採用管理サービスを使っているなら、そこへ直接応募が入る方法をまず確かめます。自社フォームを使う場合は、受信から担当者の確認、選考状況の記録までを決めます。応募者の操作と社内の管理を両方見て、同じ情報を何度も入力する仕事が増えない方法を選びましょう。
今の応募が、どこに集まっているかを確認する
まず、求人媒体、紹介会社、自社サイトなどからの応募が、どの場所に集まっているかを書き出します。採用管理サービスへまとまるのか、担当者がメールから表へ転記するのか、職種ごとに別の担当者が管理しているのかで、適した応募先が変わります。
例えば、採用担当者がすべての候補者を一つのサービスで管理している会社が、新しい採用サイトだけ独立したフォームにすると、その応募を移す作業が必要になります。通知メールが届くことと、選考管理に登録されることは別です。
現在の方法で困っていることも確認します。応募を見落とす、面接後の状態が分からない、担当者の不在時に対応できないという問題なら、入口のフォームを変えるだけで解決するかを考える必要があります。
採用管理サービスへ直接案内する場合
契約中のサービスに応募を受け付けるページがあり、現在の選考管理へつながるなら、採用サイトの応募ボタンからそのページへ案内する方法があります。職種別のページへ直接進めるか、受付後にどの職種の応募として入るかを確認します。
営業職の説明を読んでいた方が、移動先で全職種から探し直すと、応募したい求人を見失うことがあります。職種名、勤務地、雇用形態が一致する応募先を用意し、移動前には「採用管理サービスの応募画面が開きます」など短く知らせます。
外部の画面では、使える入力項目やデザインに制約がある場合もあります。必要な質問を設定できるか、スマートフォンで入力できるか、応募者にアカウント作成が求められるかなど、実際の画面で確かめます。サービス名だけで使い勝手を判断しません。
募集を終了したとき、サイトのボタンがどこへ進むかも確認します。閉じた求人へ案内し続けないよう、募集要項と応募先を更新する担当をそろえます。
自社フォームで受け付ける場合
自社サイト内のフォームなら、ページの説明と入力画面を一続きに設計できます。ただし、見た目や入力項目を調整できることと、その後の選考を管理できることは分けて考えます。
例えば、採用担当者が応募を受け取り、決めた管理表へ登録し、面接担当者と連絡する方法です。この場合は、誰が最初に確認するか、休みのときは誰が引き継ぐか、対応したことをどこへ記録するかを決めます。採用人数が少なくても、担当者だけの受信箱で状況が止まらないようにします。
応募データをサイト上に保存するのか、別の管理先へ渡すのかも、制作会社と確認します。閲覧できる人、保存する期間、削除の担当、フォームの保守を誰が行うかを、会社の運用に合わせて決めます。自社フォームならサービス利用料がない場合でも、確認や管理の仕事までなくなるわけではありません。
自社フォームと採用管理をつなぐ場合は、別の確認が必要になる
自社フォームの内容を採用管理サービスへ自動登録する方法が使える場合もあります。ただし、「連携できる」と聞いたら、氏名などの項目だけか、添付書類、応募職種、応募経路も渡せるかを確かめます。
例えばHERP Hireの公開API資料には、応募の追加や添付ファイルの追加が別々に案内され、利用できるプランや権限の条件も示されています。自動連携を考える場合は、このような接続先の仕様に合わせて設計する必要があります。応募画面へのリンクを置く作業とは範囲が異なります。
また、送信に成功したのに管理サービスへの登録だけが失敗した場合、誰が気付き、どう受け渡すかを決めます。自動化しても、障害時の確認やサービス変更への対応は残ります。必要な連携が標準機能でできるか、追加の制作や保守が必要かを見積りで分けてもらいます。
応募者の操作と、担当者への到着を続けて確かめる
公開前は、採用サイトの募集要項から応募ボタンを押し、入力、添付、送信、受付後の表示までを確認します。管理者としてログインした状態だけでなく、初めて応募する方の条件でも見ます。
担当者側では、応募職種と内容が正しく届くか、添付書類を必要な人が確認できるか、返信を始められるかを確かめます。テストは架空の応募情報を使い、関係者と方法を決めて行います。画面に完了と出るだけで検収を終えないことが大切です。
選ぶときは、入口を増やす理由を明確にする
同じ職種に自社フォームと外部フォームの両方を並べても、応募者には違いが分からず、担当者には照合する仕事が増えることがあります。入口を分ける必要がなければ、通常の応募先を一つにそろえる方法を検討します。
制作の相談では、使っている採用管理サービス、担当者の管理方法、募集職種、応募後の連絡の流れを伝えます。Bämの求人・採用サイトの相談・サービス案内では、仕事や募集条件の説明から応募方法までを整理します。採用管理システムの開発や外部連携は、サイト制作に一律で含むものとせず、必要な範囲を確認して検討します。
