士業や専門サービスのホームページでは、仕事の内容を伝えたくても、相談者の事情や社内情報を事例として公開できないことがあります。実績紹介の欄を増やす以外に、初めての方が依頼を検討できる説明はないでしょうか。
相談事例を載せにくいときは、自分の事務所が何を確認し、どう説明し、どの段階で次の仕事を決めるかを紹介します。個別の顧客がどうなったかではなく、相談する方がこれから経験する進め方を伝えます。説明用の例を添える場合も、実際の相談実績とは明確に分けます。
「丁寧に対応します」を、相談で行う仕事に置き換える
「お客様に寄り添い、丁寧に対応します」という文章だけでは、初回に何を話し、何が分かるのかを想像しにくいものです。自社が普段行っている確認や説明を言葉にすると、姿勢を仕事の中身として伝えられます。
例えば、社内業務の改善を支援する事務所の架空例なら、「業務改善をトータルサポートします」を、次のように書き換えられます。
初回は、今の業務の流れと、負担に感じている作業を伺います。その場で確かめられたことと、追加資料が必要なことを分け、次に何を調べるかをご説明します。具体的な改善計画の作成を希望される場合は、担当する範囲と費用をご案内します。
この説明なら、初回だけで改善策が完成するのか、継続して頼む仕事が別にあるのかを読み手が考えられます。ただし、実際に資料確認を行わないサービスなら、その工程を足してはいけません。見栄えのよい流れを先に作るのではなく、担当者が実際に行う仕事から書きます。
相談前に知りたいことと、相談中に確認することを分ける
最初の連絡に何を書けばよいか分からない方もいます。業務ページには、扱っている相談と、初回の連絡で伝えてほしい内容を示します。相談分野によって必要な情報は異なるため、公開ページでは必要な種類を説明し、実際の詳しい事情を受け取る方法は事務所の受付に合わせます。
業務改善支援の例なら、「どの業務で困っているか」「見直したい時期」「現在の進め方が分かる資料の有無」を最初の案内にできます。業務の全体像がまだ整理できていない場合に、相談しながら確認するのか、先に資料を揃える必要があるのかも書くと、連絡を始める判断がしやすくなります。
相談時には、専門家が何を確かめるかを説明します。作業の担当、引継ぎの方法、同じ情報を何度入力しているかなど、自社の支援に関係する観点を挙げます。個々の顧客の資料や相談記録を見せなくても、どこに着目して仕事を進めるかは案内できます。
相談が終わったとき、何が分かるかを示す
相談者が知りたいのは工程の名前だけではありません。話をした後に、次に取り組むことが分かるのか、検討する選択肢が示されるのか、追加の調査が必要と分かるのかを説明します。
中小機構のハンズオン支援の案内では、課題の掘り下げと認識の共有、支援計画の策定・提案、専門家との面談による合意などを段階に分けています。進め方と、途中で何を決めるかを示す実例です。同制度の審査や期間を民間の事務所へそのまま当てはめるのではなく、段階ごとの説明の仕方を参考にできます。
自社のページでは、「状況を確認します」で止めず、「確認した問題点と、次に調べる事項をご説明します」のように、相談者へ何を返すかを添えます。書面を渡すサービスなら書面の役割を、口頭で説明するサービスならその内容を示します。用意していない報告書を、原稿の都合で渡すことにしないようにします。
また、その場で結論が出ない場合の進め方も案内します。「資料を確認したうえで対応範囲をお知らせします」のように、分からないまま終わるのか、追加確認があるのかを伝えます。案件ごとに変わる成果を約束する代わりに、次の判断へ進むための説明を具体化します。
最初の連絡から正式依頼までを、一直線に描かない
初回の問い合わせをしただけで、専門家がすべての業務を引き受けるとは限りません。受付、相談、正式な依頼を区別し、依頼内容と費用を確認する場面を示します。相談だけで検討を終える場合や、別の窓口の案内が適切な場合も、実際の対応に合わせて説明します。
法テラスの利用案内では、電話で情報や相談窓口の案内を受けることと、個別の事情について法律相談を受けること、弁護士・司法書士へ依頼することを分けています。すべての専門サービスに同じ手順があるわけではありませんが、「連絡した段階で受けられること」を明確にする案内の参考になります。
架空の業務改善支援なら、初回の相談後に「改善計画の作成へ進む」「社内で検討する」「追加資料を揃える」という分かれ方が考えられます。業務ページでも、必ず契約へ進む図だけを置くのではなく、どこで本人が依頼を決めるのかを説明します。料金の詳細は料金案内へつなぎ、このページでは仕事を引き受ける範囲がいつ決まるかを伝えます。
説明用の例は、過去の相談を作り替えて実績にしない
具体的な場面があると、読者は自分の状況と結び付けやすくなります。そのための仮例は、「業務の進め方を説明するための架空例」と分かるようにし、実績一覧や相談件数に含めません。実在する顧客の名称だけを変えた記録を、説明用の仮例として扱う方法にも頼りません。
例えば「入力の重複を減らしたい会社から相談を受ける場合」と置き、何を聞き、どこまで調べ、どの時点で計画作成を相談するかを書けます。売上が増えた、作業時間が半減したといった成果は、この進め方の説明には不要です。実際の結果がないものを成功事例のように語らず、相談の使い方を理解するための例にとどめます。
図や写真も同じ考え方で選びます。事務所や面談場所の写真は雰囲気を伝えられますが、説明用の人物写真を相談者の声として使わないようにします。書類の見本を示すなら、個別案件の資料ではなく、公開用に用意した記入前の様式などで説明できるかを検討します。
業務ページは、相談する人の疑問の順に組む
事例に頼らない業務ページなら、最初に相談できる内容を説明し、相談前の準備、初回に行うこと、相談後に分かること、正式依頼の決め方へつなげます。そこに、担当する人のプロフィールや確認できる資格・所属、料金案内へのリンクを添えます。成果の写真がなくても、何を任せられるかを検討する材料になります。
制作会社には、顧客の相談記録そのものを渡す前に、公開できる業務案内、初回によく聞かれる質問、自社で行う説明を共有します。原稿では担当者の確認を受け、実際の対応と異なる工程や、保証できない表現を直します。
Bämの士業・専門サービスのホームページ制作では、業務を日常の困りごとへつなぐ文章、担当者、料金条件、相談の案内を制作します。事務所側で業務範囲と専門的な表現を確認しながら、事例を使わなくても仕事の進め方が伝わるページへ整えます。
