御坊市の小さな会社が初めてホームページをつくる前は、完成した原稿やページ一覧を用意する必要はありません。先に集めたいのは、増やしたい仕事、対応できる範囲、よく受ける相談、任せられる根拠、連絡先です。会社案内、見積書の項目、求人票、写真など、すでにある資料から始められます。

何も決まっていないまま制作会社へ連絡してよいのか、不安に感じる方もいます。この記事では、打ち合わせ前に一週間で集められるものと、決めずに相談してよいものを分けます。社長一人で抱えず、営業、現場、事務、採用の担当者から少しずつ集める方法です。

会社概要より先に「増やしたい仕事」を一つ決める

創業年や資本金も必要ですが、それだけではホームページの方向は決まりません。まず「誰から、どのような相談を増やしたいか」を一つ挙げます。製造会社なら新しい加工相談、物流会社なら特定の荷物や地域の相談、建設会社なら得意な工事、地域サービスなら予約や来店、採用なら特定職種の応募などです。

  • 今後増やしたい仕事は何か
  • その仕事を相談するのは、どのような会社・人か
  • 相談前によく聞かれることは何か
  • 相談を受けても対応しにくい条件は何か
  • 電話、メール、訪問のうち、受け付けやすい方法は何か

すべての仕事を同じ大きさで載せると、会社が何を得意としているか分かりにくくなります。優先する仕事を一つ決めると、トップページで何を先に伝え、どの事例や写真を集めるかが決まります。

準備1　対応できる範囲を、実際の言葉で書き出す

初めてのホームページ相談前に集める五つの準備の図
増やしたい仕事、対応範囲、相談、根拠、連絡先を整理します。

「幅広く対応」「小ロットから相談可能」だけでは、依頼できるか判断できません。材質、工程、数量、地域、納期、対象者、時間帯など、自社で普段確認している条件を書き出します。正確な数値が決まっていない項目は、無理に埋めず「内容を確認して回答」として構いません。

業務書き出す例
製造材質、加工、試作・量産、図面、検査、納品方法
物流荷物、温度帯、数量、保管、配送地域、荷受け条件
建設・現場工事内容、対応地域、調査、見積り、工期、安全
地域サービス対象者、料金、訪問範囲、予約、持ち物、休業日
採用職種、勤務地、仕事、時間、休日、選考、教育

御坊市の企業用地案内では、高速道路と日高港、御坊工業団地、日高港工業団地が紹介されています。該当する会社なら、港や高速道路への近さを地名だけで終わらせず、「どのような輸送や対応に関係するか」まで書きます。関係しない会社が無理に使う必要はありません。

準備2　よくある相談と、断る条件を集める

営業や電話受付の方は、お客様がどこで迷うかを知っています。「この数量でも頼めますか」「御坊市外へ来てもらえますか」「見積りには何が必要ですか」といった質問を10件ほど集めます。ホームページで先に答えると、相談する方と受け付ける方の両方が楽になります。

対応できない条件も大切です。最低数量、対応外の地域、急ぎでは受けにくい仕事、必要な図面や資料を正直に示すと、相談の行き違いを減らせます。「何でもできます」と見せるより、得意な範囲と確認が必要な範囲を分ける方が信頼につながります。

準備3　任せられる根拠を三つ集める

会社の強みを一から考えようとすると、抽象的になりがちです。先に、普段の仕事で確認できる事実を集めます。設備、資格、検査の記録、対応年数、実績、担当者の経験、相談から納品までの手順などです。

  • 仕事の根拠：設備、工程、品質確認、資格、許可
  • 対応の根拠：相談方法、見積り、連絡、納期確認、アフター対応
  • 人の根拠：担当者の役割、経験、教育、複数人での確認

数字を載せる場合は、対象と時点を確認します。「実績多数」より「どのような仕事を何件掲載できるか」の方が具体的です。公開できない顧客名や製品は、業種、相談内容、対応した範囲へ置き換えられるかを考えます。根拠のない成果やお客様の声は作りません。

準備4　今ある資料を箱に集める

会社案内や見積書や写真を机上で整理する様子
古い資料も、現在との違いを確認する手掛かりになります。

文章を書き始める前に、会社で使っている資料を一か所へ集めます。古くても構いません。何が現在と違うかを書き込めば、取材の確認表になります。

集めるもの分かること確認すること
会社案内・名刺名称、住所、電話、事業古い住所や役職がないか
見積書・注文書の項目相談時に必要な情報公開してよい項目か
設備表・商品資料対応範囲、仕様、特徴現行設備・商品か
実績一覧得意な仕事、相談例顧客名・写真の掲載許可
求人票・就業情報職種、条件、連絡先現在の条件と一致するか
写真場所、人、工程、商品画質、撮影者、顔出し、古さ

資料が見つからない項目は、空欄のまま一覧へ残します。制作会社が取材で確認できること、社内の判断が必要なこと、専門家へ確認することに分けます。最初から完璧にそろえるより、足りないものが見える状態をつくる方が進みます。

準備5　問い合わせを誰が受けるか決める

ホームページから相談が来ても、社内で止まると機会を逃します。電話番号、メールの受信先、確認する人、不在時の扱い、返事の目安を決めます。採用の応募先と取引の問い合わせ先が違う場合は、フォームや通知先を分けます。

  • 問い合わせを最初に確認する担当
  • 営業、現場、採用へ渡す条件
  • 返事に必要な日数と、すぐに答えられない場合の連絡
  • 迷惑営業メールとお客様の相談を分ける項目
  • 個人情報を保存する場所と、見られる人

問い合わせフォームの項目を増やしすぎると、相談しにくくなります。最初に必要なのは、名前、会社名、連絡先、相談内容などです。図面や資料が必要な仕事でも、最初から機密資料を送らせず、相談後に安全な受け渡し方法を案内します。

未定の項目は、未定のまま相談できる

相談前にあるとよいもの決まっていなくてもよいもの
増やしたい仕事・採りたい職種正確なページ数
現在使っている会社資料ホームページの機能名
よくある相談と対応範囲完成した原稿
公開できる実績・写真の候補デザインの細かな色や形
希望時期と社内の確認者すべての撮影日程

制作会社へは「決まっている」「社内確認が必要」「提案してほしい」の三つに分けて伝えます。未定を隠して契約を急ぐより、何を一緒に決めるかが分かる見積りをもらう方が安心です。

一週間の準備例

予算と希望時期は、幅を持たせて伝える

予算が決まっていない場合も、「会社案内を優先したい」「採用も同時に必要」「今年度内に公開したい」など、優先順位を伝えます。希望額と必要な作業が合わないときは、ページを減らすだけでなく、撮影を分ける、実績を後から追加する、採用情報を会社サイト内へ入れるなど方法を比べます。

公開日には理由を添えます。展示会、採用開始、設備の稼働、会社案内の印刷などです。Bämの標準期間は約3〜4か月ですが、社内確認や撮影の都合も関係します。決裁者が確認できない時期、繁忙期、長期休暇を先に共有します。

写真は「ある・ない」ではなく、使えるかを確認する

スマートフォンに写真があっても、ホームページの大きな画面では粗く見えることがあります。撮影日が古く、現在の設備、制服、職場と違う場合もあります。写真ごとに、撮影者、写っている人、顧客品やロゴ、使用許可、撮影時期を確認します。

  • 外観と入口は現在の状態か
  • 設備・商品・車両は今も使っているか
  • 社員本人が掲載を了承しているか
  • 顧客名、図面、伝票、車両番号が読めないか
  • 写真をホームページ以外にも使える契約か

使える写真が少なくても問題ありません。必要な場面を制作会社と整理してから撮影した方が、同じ写真ばかりになるのを防げます。撮影できない場所は、図や文章で説明する方法も考えます。

  1. 1日目：増やしたい仕事とホームページを見る相手を決める
  2. 2日目：会社案内、見積書、設備表、求人票を集める
  3. 3日目：営業・受付からよくある相談を聞く
  4. 4日目：現場から対応範囲、品質確認、撮影できる場所を聞く
  5. 5日目：採用担当から職種、条件、教育、募集予定を聞く
  6. 6日目：古い情報と掲載できない情報へ印を付ける
  7. 7日目：未定を残したまま制作会社へ相談する

担当者が少ない会社は一週間で終わらなくても構いません。相談後に必要な資料が分かることも多いため、手元にあるものから始めます。Bämでは原稿やページ構成が決まっていない段階からお話を伺います。

最後に、社内の確認者を一人決めます。すべての内容をその人だけで判断するのではなく、設備は現場、実績は営業、勤務条件は採用担当へ確認し、回答を集める役です。確認先と返事の期限が分かれば、制作途中で「誰に聞けばよいか」が分からなくなるのを防げます。代表者の確認が必要な項目も先に印を付けます。

御坊市のホームページ制作でBämに頼めること、コーポレートサイト制作の内容もご覧ください。費用を考える段階では会社案内・採用ホームページの見積り項目、会社を比べる段階では制作会社選びの五つの確認点が参考になります。今ある資料で始めたい方は、無料相談をご利用ください。

まとめ

御坊市で初めてホームページをつくる前は、完成原稿ではなく、増やしたい仕事、対応範囲、よくある相談、任せられる根拠、問い合わせ先を集めます。古い会社案内や求人票も、現在との違いが分かる大切な資料です。決まっていないことを明記して相談すれば、必要なページと作業を制作会社と一緒に整理できます。

参考資料