取材をもとに届いたホームページの原稿は読みやすい。でも、現場の担当者が読むと「少し意味が違う」と感じる。こうしたときは、文章全体を専門的な説明に戻す前に、どの事実が変わったのかを確かめます。
元の説明と原稿を並べ、用語の意味、数値が成り立つ条件、提供する仕事の範囲を照合します。そのうえで、変えてはいけない事実を制作会社に伝え、読みやすい表現へ直してもらいます。担当者が文章を一から書き直す必要はありません。
読みやすくなった分、消えた条件はないか
取材では、質問への返答が前後の会話を前提にしていることがあります。「それなら三日ほどです」という発言も、直前に材料や数量の条件が確認されていれば意味が通じます。ところが、その返答だけを取り出して見出しにすると、どんな依頼でも三日で対応するように読めてしまいます。
確認では、取材の発言だけでなく、現在の仕様書、サービス案内、見積条件など、事実を確かめられる資料も手元に置きます。古い会社案内と現場の運用が異なる場合は、どちらを採用するかを社内で決めてから修正を返します。制作会社が資料の新旧を推測すると、読みやすさ以前に、掲載する事実が定まりません。
特に確認したいのは、見出しや冒頭で短くまとめられた文です。本文の後ろに例外が残っていても、最初の一文が広すぎる約束になっていれば、その一文も直す必要があります。
「最短三営業日」をどう直すか
以下は、部品の試作を受ける会社を想定した説明用の仮例です。実際の会社の納期やサービス内容を示すものではありません。
取材時の説明：図面と材料が確定し、当社で対応できる形状なら、試作品は最短三営業日で出荷できます。数量や混雑状況によって変わります。
届いた原稿：ご相談から三営業日で、あらゆる部品をお届けします。
この原稿では、三営業日の起点が「図面と材料の確定」から「相談」に変わり、最短という条件もなくなっています。さらに、対応できる形状という範囲が「あらゆる部品」へ広がり、出荷が到着に置き換わっています。数字が一致していても、同じ説明にはなっていません。
修正依頼では「納期の表現を正確に」とだけ書かず、変わった箇所を具体的に伝えます。たとえば「三営業日は図面・材料が確定した後の最短出荷日数です。到着日ではありません。対応形状と数量を確認して納期をご案内する文章にしてください」と返します。
修正例：対応可能な形状の試作品は、図面・材料の確定後、最短三営業日で出荷します。数量や混雑状況によって納期が変わるため、図面を確認して出荷予定をご案内します。
例外が多く、この説明でも通常の受注とずれるなら、最短日数を前面に出さず「図面と数量を確認して出荷予定をご案内します」とする選択もあります。目立つ数字を残すことより、問い合わせた方が実際の案内と食い違わないことを優先します。
専門用語は、意味を保った説明を添える
用語の確認では、難しい言葉が残っているかだけでなく、言い換えによって作業の内容が広がっていないかを見ます。たとえば「寸法検査」を「品質を保証する検査」と置き換えると、寸法以外の性能や耐久性まで確認するように読まれる可能性があります。
W3Cの解説では、特定の意味で使う言葉や専門分野の語に定義を示す方法を紹介しています。専門用語を消すだけでなく、そのページで何を意味するかを説明する考え方です。
自社の実際の作業に合うなら、「寸法検査（図面で指定された寸法に合っているかを測って確認する作業）」のように、正式な名称と短い説明を組み合わせます。この説明自体も担当者が確認し、対象となる寸法や検査方法に制限がある場合は、読者の依頼判断に必要な範囲で補います。
詳しい仕様を知りたい取引先が読むページなら、正式な用語や仕様表を残すほうが役立ちます。初めて依頼する方に向けた案内では、最初の登場箇所で意味を添え、詳細ページへつなぐ方法もあります。すべての文を同じ程度に簡単にする必要はありません。
担当者には、正しい文だけでなく修正理由も返してもらう
社内確認は、原稿の該当箇所に「何が違うか」「残す条件」「確認できる資料」を添えると進めやすくなります。「この仕事は現在は受けていない」「この数値は特定の材料で測った値」といった理由が分かれば、制作会社は周辺の見出しや紹介文も合わせて直せます。
技術担当者には事実と条件、営業担当者には顧客への案内と対応範囲を確かめてもらうなど、社内の実情に合わせて確認先を決めます。意見が分かれたまま複数の修正文を送ると、制作会社がどれを採用すべきか判断できません。社内の窓口で掲載内容をまとめ、不明な点は未確認として残します。
修正後は、指摘が消えたことだけでなく、前後の説明も読み直します。本文を「出荷」に直しても、ページ上部に「三日でお届け」が残れば、読者への約束は変わったままです。主な条件は、該当する説明の近くに置くと確認しやすくなります。
原稿づくりと、専門的な事実の確認を分担する
Bämでは、お話や資料からページの構成と文章を作り、お客様に名称・数字・提供条件・専門的な内容をご確認いただく進め方を案内しています。専門知識を持つ方の判断まで、文章制作の工程だけで置き換えるものではありません。
手元の資料をもとに原稿を作ってほしい、社内確認でどこを見ればよいか整理したい場合は、原稿・写真が用意できない方への制作案内をご覧ください。元の説明と読みやすい文の間に、守るべき条件を残すことから確認を進められます。
参考資料
- W3C：G101 — Providing the definition of a word or phrase used in an unusual or restricted way
- Bäm：原稿・写真が用意できない方へ
資料確認日：2026年9月21日。書き換え例は確認方法を説明するための仮例です。
