問い合わせフォームの送信履歴を管理画面から見られると、返信状況を確かめやすくなります。ただし、サイト内にも通知メールにも同じ氏名や相談内容が残るなら、それぞれの保存理由と削除方法を知っておく必要があります。最初に決めるのは一律の年数ではなく、何のために、どの記録を、誰がいつまで使うかです。
フォームがどこに記録を残しているかを確認する
フォームの仕組みによって、サイト内へ送信内容を保存するものと、通知メールだけを送るものがあります。まず本番の設定と送信経路を調べ、サイトのデータベース、担当者の受信箱、転送先、顧客管理システム、バックアップのどこに内容が残るかを一覧にします。添付ファイルがあるなら、その保存先も別に確かめます。設定を確認する前に「管理画面から消せば全部消える」とは判断できません。
同じ相談への対応にサイト内履歴とメールの両方が必要な場合もあれば、一方が単なる重複保存になっている場合もあります。担当者の引き継ぎ、返信の確認、紛争への備えなど、実際に必要な用途を整理します。氏名、連絡先、相談内容を誰が閲覧できるかも保存方針と一緒に確認します。
保存期間は、対応が終わる条件から考える
個人情報保護委員会のFAQは、個人情報保護法に共通の保存期間や廃棄時期は定められていないと説明しています。一方で、利用する必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努める必要があります。したがって「問い合わせは必ず何年」と決めつけず、相談への回答、見積、契約、継続対応など、業務ごとに記録が必要な段階を確認します。
同委員会の通則編ガイドラインは、利用目的に応じた保存期間の設定と、不要になった個人データの消去を示しています。自社の個人情報保護方針、契約上の保持条件、ほかの法令による保存義務が関係する場合は、それらを所管する担当者と先に照合します。未回答の相談、進行中の契約、対応が終わった一般の質問を同じ終了条件にする必要はありません。
削除対象と、復元用バックアップの扱いを分ける
運用表には、サイト内履歴、メール、外部システム、添付ファイルごとに、削除を判断する人、操作する人、完了を確かめる人を記します。削除の記録は、誰がどの範囲をいつ処理したか分かる内容にし、不要な問い合わせ本文を記録用に再複製しないようにします。本人からの削除等の求めがある場合は、通常の定期削除とは別に自社の窓口と手続で扱います。
バックアップは障害時の復元のために別の周期で保管されることがあります。サイト内の一件を削除しても、過去のバックアップには残る可能性があります。バックアップの保管期間、個別削除の可否、復元時に削除済みの記録を再び使わない手順を保守担当者と確認します。無理にバックアップを直接書き換える前に、復旧能力と自社方針への影響を確かめます。
保存仕様と運用責任を一緒に相談する
Bämの保守・管理の案内へ相談する際は、フォーム項目、保存設定、通知先、転記先、バックアップの範囲、自社の方針を整理しておくと、技術的に削除できる場所と、会社として保存を続ける理由を分けて検討できます。保存年数や削除請求への対応をサイトの設定だけで決めず、社内の責任者が判断した方針を運用へ反映します。
参考資料
資料確認日：2026年9月27日。対象フォームの保存仕様と自社の保持条件は未提示です。実際の期間・削除範囲は自社の所管者と確認してください。
